El problema de la colaboracion basada en correo electronico
El director envia un contrato a un cliente. El cliente cambia 2 clausulas y lo devuelve. El abogado corrige. El director anade algo. La version final? Nadie esta seguro.
En la carpeta compartida ve: contrato_v1.docx, contrato_v2.docx, contrato_FINAL.docx, contrato_FINAL_correccion.docx, contrato_FINAL_v2_DEFINITIVO.docx.
Por que esto es peligroso, no solo molesto
- Consecuencias legales: firmar la version incorrecta -- los terminos negociados no estan incluidos
- Perdidas financieras: presupuesto con precios antiguos enviado al cliente
- Perdida de tiempo: cada "cual es la ultima version?" cuesta 5-10 minutos
Como el DMS resuelve la colaboracion documental
Versionado automatico
Cada edicion crea una nueva version automaticamente. Sin "Guardar como", sin renombrar. Siempre sabe cual es la ultima.
Comentarios y anotaciones
En lugar de enviar por correo "mire la pagina 3, linea 5" -- comentarios directamente en el documento. Todos ven, todos responden, todo en un lugar.
Flujos de aprobacion
Flujo del documento: autor -> jefe de departamento -> director -> cliente. Cada paso automatizado, con notificaciones y plazos.
Conclusion
Arhivix elimina el caos de versiones. Versionado automatico, comentarios en documentos, flujos de aprobacion y una version final clara en todo momento. Pruebelo gratis.
