Cerrar una empresa ≠ cerrar el archivo
Muchos empresarios creen que cerrar una empresa pone fin a la obligacion de conservar documentos. Eso no es cierto. Las leyes de archivos exigen que la documentacion debe preservarse incluso despues de que una persona juridica deje de operar.
Obligaciones legales al cerrar
- Organizar la documentacion -- todos los documentos deben ordenarse por ano y categoria
- Actualizar el libro de archivo -- inventario completo de toda la documentacion
- Separar los registros permanentes -- los documentos de valor duradero se separan
- Entrega al archivo estatal -- los registros permanentes se transfieren al archivo competente
- Destruccion del material no permanente -- solo con aprobacion del archivo
Periodos de conservacion que se aplican tras el cierre
| Tipo de documento | Periodo de conservacion |
|---|---|
| Estados financieros | Permanente |
| Documentacion fiscal | 10 anos |
| Registros de nominas | Permanente |
| Contratos de trabajo | Permanente |
| Contratos comerciales | 10 anos desde el vencimiento |
| Facturas | 10 anos |
Como el DMS facilita el cierre
- Entrega organizada: todos los documentos ya clasificados con metadatos
- Libro de archivo automatico: genere el libro de archivo completo para la entrega
- Exportacion en formatos estandar: PDF/A para preservacion a largo plazo
- Pista de auditoria: prueba de integridad documental durante todo el periodo de conservacion
Conclusion
Arhivix le ayuda a cerrar su empresa en cumplimiento de la ley. Libro de archivo automatico, documentacion organizada y exportacion para entrega al archivo estatal. No espere hasta el ultimo momento -- organice sus documentos ahora.
