Gesetzliche Pflicht zur Ernennung
Gemäß Artikel 9 des Gesetzes über Archivmaterial und Archivtätigkeit muss jeder Ersteller und Inhaber von Registraturmaterial eine verantwortliche Person für den Schutz des Registraturmaterials bestimmen.
Dies ist keine Option — es ist eine gesetzliche Pflicht für alle Unternehmen in Serbien.
Wer kann die verantwortliche Person sein?
- Geschäftsführer oder Inhaber — am häufigsten in kleinen Unternehmen
- Verwaltungsangestellter — Sekretär, Office-Manager
- Unternehmensjurist
- Archivmitarbeiter — in größeren Unternehmen
- Buchhalter — häufig in der Praxis, aber nicht ideal
Es muss ein Mitarbeiter des Unternehmens sein.
Aufgaben der verantwortlichen Person
1. Führung des Archivbuchs
Ordnungsgemäßes Ausfüllen und Einreichen bis 30. April.
2. Anwendung der Kategorienliste
Korrekte Klassifizierung der Dokumentation.
3. Dokumentenaufbewahrung
Sicherstellung angemessener Aufbewahrungsbedingungen.
4. Vernichtungsverfahren
Listen erstellen, Genehmigung einholen, Verfahren durchführen.
5. Kommunikation mit dem Archiv
6. Inspektionsvorbereitung
Formelle Ernennung
Die Ernennung erfolgt durch einen internen Beschluss mit:
- Name der ernannten Person
- Position
- Ernennungsdatum
- Aufgabenbeschreibung
- Rechtsgrundlage (Artikel 9)
- Unterschrift des Geschäftsführers
Bußgelder bei fehlender Ernennung
- Juristische Personen: 50.000 — 2.000.000 RSD
- Verantwortliche Personen: 5.000 — 150.000 RSD
Praktische Tipps
- Jemanden ernennen, der Zeit hat — keine reine Formalität
- Schulung ermöglichen — Archive bieten oft kostenlose Schulungen an
- Software nutzen — DMS reduziert den Arbeitsaufwand drastisch
- Ersatz planen — bei Ausscheiden sofort neu ernennen
Fazit
Die Ernennung einer verantwortlichen Person ist eine der ersten Pflichten jedes Unternehmens.
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