Warum Unternehmen Google Drive nutzen
Google Drive ist beliebt, weil es kostenlos ist (bis 15 GB), einfach und mit Gmail integriert. Für kleine Teams, die Präsentationen und Tabellen teilen, ist es völlig ausreichend.
Aber wenn Ihr Unternehmen wächst, wenn regulatorische Anforderungen aufkommen, wenn Dokumente geschäftskritisch werden — zeigt Google Drive seine Grenzen.
7 Gründe, warum Google Drive kein DMS ersetzen kann
1. Keine Versionskontrolle für PDFs und gescannte Dokumente
Google Drive hat Versionierung für Google Docs, Sheets und Slides. Aber für PDFs, Word-Dateien, Excel-Tabellen und gescannte Dokumente — die 90% der Geschäftsdokumentation ausmachen — gibt es keine Versionierung. Wenn jemand versehentlich eine Datei löscht oder überschreibt, ist das Original verloren.
2. Suche versteht PDF-Inhalte nicht
Google Drive kann Text innerhalb von Google-Dokumenten durchsuchen, aber für PDF-Dateien funktioniert die Suche nur nach Dateinamen. Gescannte Dokumente sind völlig undurchsuchbar. Ein DMS mit OCR und KI-Suche findet Dokumente nach Inhalt, auch in Scans.
3. Keine Aufbewahrungsfristen
Google Drive weiß nicht, dass eine Rechnung 10 Jahre aufbewahrt werden muss oder dass ein Arbeitsvertrag 3 Jahre nach Beendigung aufzubewahren ist. Ein DMS verfolgt automatisch die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und warnt Sie rechtzeitig.
4. Eingeschränkte Zugriffskontrolle
Google Drive bietet Freigabe pro Ordner oder Datei, aber für große Teams wird das schnell unpraktisch. Ein DMS hat rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC) — definieren Sie Rollen (Buchhalter, Geschäftsführer, Fahrer) und jede Rolle erhält automatisch Zugriff auf die entsprechenden Dokumente.
5. Kein Audit-Trail
Wer hat das Dokument geöffnet? Wer hat es geändert? Wann? Google Drive speichert einen grundlegenden Verlauf, bietet aber nicht den detaillierten Prüfpfad, den Betriebsprüfungen und Aufsichtsbehörden erfordern. Ein DMS protokolliert jede Aktion.
6. Keine elektronische Signatur
Google Drive hat keine integrierte Funktion für qualifiziertes elektronisches Signieren. Sie müssen ein Drittanbieter-Tool nutzen und Dateien manuell hin und her übertragen. Ein DMS wie Arhivix hat eSign integriert.
7. Keine automatische Kategorisierung
Bei Google Drive ist die Organisation zu 100% manuell — Sie erstellen Ordner, Sie verschieben Dateien, Sie benennen Dokumente. Ein DMS mit KI kategorisiert Dokumente automatisch beim Upload.
Detaillierter Vergleich
| Funktion | Google Drive | Arhivix DMS |
|---|---|---|
| PDF-Inhaltssuche | Eingeschränkt | KI + OCR-Suche |
| Gescannte Dokumente | Undurchsuchbar | OCR → durchsuchbar |
| PDF-Versionierung | Nein | Ja — vollständiger Verlauf |
| Aufbewahrungsfristen | Nein | Automatische Verfolgung |
| Elektronische Signatur | Nein (Drittanbieter) | Integriert: QES + Zeitstempel |
| Auto-Kategorisierung | Nein | KI-Kategorisierung |
| Audit-Trail | Grundlegend | Detaillierter Prüfpfad |
| GoBD-Konformität | Nein | Ja — vollständig |
| Preis (10 Nutzer) | ~70 €/Monat (Business) | Ab 25 €/Monat |
Wann reicht Google Drive?
Google Drive ist ausreichend, wenn:
- Sie weniger als 5 Mitarbeiter haben
- Sie nicht mit regulierten Dokumenten arbeiten
- Sie keine elektronischen Signaturen brauchen
- Dokumente nicht geschäftskritisch sind
Für alle anderen — ein DMS ist unverzichtbar.
Wie migriert man von Google Drive zum DMS?
- Alle Dateien exportieren (Google Takeout oder Sync)
- In Arhivix importieren — Massenupload mit automatischer Kategorisierung
- KI-Suche indexiert sofort alle Dokumente
- Zugriffsrechte einrichten
- Google Workspace kündigen (oder nur für E-Mail behalten)
Fazit
Google Drive ist großartig zum Teilen von Urlaubsfotos. Aber für Geschäftsdokumente mit gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, die Signaturen erfordern und durchsuchbar sein müssen — brauchen Sie ein richtiges DMS.
Wechseln Sie zu Arhivix und hören Sie auf, ein persönliches Datei-Tool für ernsthaftes Business zu verwenden.
