Dropbox: Vom Cloud-Speicher zum Business-Tool?
Dropbox war ein Pionier des Cloud-Speichers. Millionen von Nutzern verlassen sich darauf, um Dateien zwischen Geräten zu synchronisieren und mit Kollegen zu teilen. Dropbox Business und Dropbox Advanced haben Team-Funktionen hinzugefügt, aber die Kernarchitektur bleibt gleich — es ist ein Dateispeichersystem, kein Dokumentenmanagementsystem.
Für Unternehmen mit gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, regulatorischen Anforderungen oder hohem Dokumentenvolumen reicht Dropbox einfach nicht aus.
8 Einschränkungen von Dropbox für den Geschäftseinsatz
1. Keine Dokumentenklassifizierung
Dropbox speichert Dateien in Ordnern — genau wie eine lokale Festplatte, nur in der Cloud. Es unterscheidet nicht zwischen einer Rechnung und einem Vertrag. Ein DMS klassifiziert Dokumente automatisch nach Typ, Kunde, Datum und Kategorie — ohne manuelles Sortieren.
2. Suche beschränkt auf Dateinamen
Dropbox Professional hat eine intelligente Suche, die aber nur für bestimmte Formate funktioniert. Für gescannte PDFs, Rechnungsbilder und Dokumentenfotos — funktioniert die Suche nicht. Ein DMS mit OCR-Technologie und KI-Suche findet Text in jedem Dokument, selbst in Scans schlechter Qualität.
3. Keine Aufbewahrungsfristen
Dropbox weiß nicht, dass eine Rechnung 10 Jahre aufbewahrt werden muss oder ein Arbeitsvertrag dauerhaft gespeichert werden muss. Es gibt keine automatischen Warnungen. Ein DMS verfolgt Aufbewahrungsfristen automatisch gemäß den geltenden Vorschriften.
4. Zugriffskontrolle ist zu einfach
Dropbox bietet Freigabe auf Ordner- und Dateiebene, aber für Unternehmen mit mehreren Abteilungen wird das schnell chaotisch. Ein DMS hat rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC) — definieren Sie Rollen und der Zugriff wird automatisch zugewiesen.
5. Keine Genehmigungs-Workflows
Wenn ein Manager eine Bestellung genehmigen muss, sendet man in Dropbox einen Link per Slack und wartet. Ein DMS hat eingebaute Workflows — Dokumente gehen automatisch zur Genehmigung an die zuständige Person, mit Benachrichtigungen und Eskalation.
6. Keine eingebaute elektronische Signatur
Dropbox hat HelloSign (jetzt Dropbox Sign) übernommen, aber es ist ein separates Produkt mit separatem Abonnement. Ein DMS hat E-Signaturen in den Dokumenten-Workflow integriert.
7. Kein Archivbuch
Für Unternehmen in regulierten Branchen ist die Führung eines Archivbuchs oft gesetzlich vorgeschrieben. Dropbox kennt kein Archivbuch. Ein DMS generiert und pflegt Archivaufzeichnungen automatisch.
8. Synchronisation erzeugt Versionskonflikte
Dropbox ist für die Synchronisation konzipiert — aber wenn zwei Mitarbeiter gleichzeitig dieselbe Datei bearbeiten, entstehen Konflikte. Ein DMS hat Versionskontrolle mit Check-in/Check-out — nur eine Person kann ein Dokument gleichzeitig bearbeiten.
Dropbox vs DMS: Vergleichstabelle
| Funktion | Dropbox Business | DMS (Arhivix) |
|---|---|---|
| Dokumentenklassifizierung | Manuell (Ordner) | Automatisch (KI) |
| PDF-/Scan-Suche | Begrenzt | OCR + KI-Suche |
| Aufbewahrungsfristen | Nein | Automatisch |
| Zugriffskontrolle | Pro Ordner/Datei | Rollenbasiert (RBAC) |
| Genehmigungs-Workflows | Nein | Ja, mit Eskalation |
| Elektronische Signaturen | Separates Produkt | Eingebaut |
| Archivbuch | Nein | Automatisch |
| Audit-Trail | Grundlegend | Detailliert |
Wann reicht Dropbox aus?
Dropbox ist ein hervorragendes Tool für:
- Freiberufler und kleine Teams, die Dateien teilen
- Kreativagenturen, die große Dateien austauschen (Video, Design)
- Persönliche Nutzung — Synchronisierung von Fotos und Dokumenten
Aber für Unternehmen mit gesetzlichen Pflichten, hohem Dokumentenvolumen oder Automatisierungsbedarf — ist Dropbox keine Lösung.
So migrieren Sie von Dropbox zu einem DMS
- Bestandsaufnahme Ihrer Dokumente — was haben Sie in Dropbox und was muss aufbewahrt werden?
- Kategorien definieren — Rechnungen, Verträge, Personalunterlagen
- Schrittweise migrieren — beginnen Sie mit den kritischsten Dokumenten
- Vom ersten Tag automatisieren — lassen Sie die KI neue Dokumente klassifizieren
Fazit
Dropbox ist großartig für das, wofür es gebaut wurde — Dateiaustausch und Synchronisation. Aber wenn Sie Klassifizierung, Aufbewahrungsfristen, E-Signaturen, Workflows und Audit-Trails benötigen — brauchen Sie ein DMS.
Arhivix kombiniert die Einfachheit von Dropbox mit der Leistungsfähigkeit eines echten DMS — alles, was Sie für Compliance und effizientes Dokumentenmanagement benötigen.
