Warum dürfen Sie Dokumente nicht einfach wegwerfen?
Viele Unternehmen in Serbien sammeln jahrelang Dokumentation und entscheiden dann eines Tages, „das Archiv aufzuräumen". Das Problem? Das ist rechtswidrig.
Gemäß dem Gesetz über Archivmaterial darf keine juristische Person Dokumentation ohne vorherige schriftliche Genehmigung des zuständigen Archivs vernichten — selbst wenn die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.
Verfahren Schritt für Schritt
Schritt 1: Dokumentation mit abgelaufener Frist identifizieren
Basierend auf Ihrer Kategorienliste und Ihrem Archivbuch.
Schritt 2: Vernichtungsliste erstellen
Detaillierte Liste mit: laufender Nummer, Klassifikationszeichen, Beschreibung, Entstehungsjahr, Frist und Menge.
Schritt 3: Antrag beim zuständigen Archiv einreichen
Das Archiv kann: vollständig genehmigen, Dokumente von dauerhaftem Wert auswählen, oder zusätzliche Informationen anfordern.
Schritt 4: Schriftliche Genehmigung abwarten
Schritt 5: Dokumentation sicher vernichten
- Papierdokumentation: Industrieschreddern, Verbrennung
- Elektronische Dokumentation: Dauerhafte Löschung, Festplattenvernichtung
Schritt 6: Protokoll erstellen
Ein Vernichtungsprotokoll erstellen, das von einer Kommission (mindestens 2-3 Mitglieder) unterzeichnet wird. Das Protokoll dauerhaft aufbewahren.
Häufigste Fehler
- Vernichtung ohne Genehmigung — Bußgelder bis 2 Millionen RSD
- Vernichtung vor Fristablauf
- Kein Vernichtungsprotokoll
- Selektive Vernichtung — Die gesamte Kategorie eines Jahrgangs wird vernichtet
- Elektronische Dokumente ohne Verfahren löschen
Fazit
Die Vernichtung von Dokumentation ist ein formelles Verfahren mit klarem rechtlichen Rahmen.
Arhivix verfolgt automatisch die Aufbewahrungsfristen und benachrichtigt Sie bei Ablauf. Vernichtungslisten werden mit einem Klick generiert. So sind Sie immer gesetzeskonform.
