Das Cloud-Speicher-Trilemma: Google Drive, Dropbox oder OneDrive?
Wenn ein Unternehmen über Dokumente in der Cloud nachdenkt, wählt es typischerweise zwischen drei Optionen: Google Drive, Dropbox oder OneDrive. Jeder hat Vorteile, aber alle teilen dasselbe grundlegende Problem — sie sind zum Speichern von Dateien konzipiert, nicht zur Verwaltung von Dokumenten.
In diesem Artikel vergleichen wir alle drei Dienste mit einem spezialisierten DMS und zeigen, warum kein Cloud-Drive ein echtes DMS ersetzen kann.
Was ist der Unterschied zwischen Cloud-Speicher und DMS?
Cloud-Speicher (Google Drive, Dropbox, OneDrive) ist eine digitale Festplatte in der Cloud. Sie speichern Dateien, organisieren sie in Ordnern und teilen sie mit Kollegen.
DMS (Dokumentenmanagementsystem) ist ein System, das versteht, was Ihre Dokumente sind. Es klassifiziert sie, verfolgt Aufbewahrungsfristen, gewährleistet die Einhaltung von Vorschriften, ermöglicht E-Signaturen und generiert ein Archivbuch.
Der Unterschied ist wie zwischen einem Bücherregal und einer Bibliothek — ein Regal bewahrt Bücher auf, eine Bibliothek katalogisiert sie, bewahrt sie, macht sie durchsuchbar und verleiht sie nach Regeln.
Google Drive, Dropbox, OneDrive: Was jedem fehlt
Google Drive — Einfach, aber oberflächlich
- Vorteil: kostenlos bis 15 GB, integriert mit Gmail und Google Workspace
- Fehlt: OCR für gescannte Dokumente, Aufbewahrungsfristen, E-Signaturen, Archivbuch
- Problem: Suche funktioniert nicht für PDFs und gescannte Dokumente
Dropbox — Gut zum Teilen, schlecht zum Verwalten
- Vorteil: schnelle Synchronisation, hervorragende Desktop-App
- Fehlt: Dokumentenklassifizierung, Workflows, regulatorische Compliance
- Problem: Synchronisationskonflikte, wenn mehrere Personen dieselbe Datei bearbeiten
OneDrive — Teil des Microsoft-Ökosystems, aber allein nicht ausreichend
- Vorteil: tiefe Integration mit Office-Anwendungen
- Fehlt: automatische Klassifizierung (ohne SharePoint), lokale Vorschriften
- Problem: für DMS-Funktionalität brauchen Sie SharePoint — zusätzliche Komplexität und Kosten
Vergleich: Cloud vs DMS
| Funktion | Google Drive | Dropbox | OneDrive | DMS (Arhivix) |
|---|---|---|---|---|
| Kostenloser Plan | 15 GB | 2 GB | 5 GB | Free Tier |
| OCR-Suche | Begrenzt | Nein | Nein | Ja (KI) |
| Auto-Klassifizierung | Nein | Nein | Nein* | Ja |
| Aufbewahrungsfristen | Nein | Nein | Nein* | Ja |
| E-Signaturen | Add-on | Dropbox Sign | Add-on | Eingebaut |
| Genehmigungs-Workflows | Nein | Nein | Nein* | Ja |
| Archivbuch | Nein | Nein | Nein | Ja |
| Audit-Trail | Grundlegend | Grundlegend | Grundlegend | Detailliert |
| Regulatorische Compliance | Nein | Nein | Nein | Ja |
* Verfügbar mit SharePoint Premium/E5-Lizenz bei zusätzlicher Konfiguration
5 Anzeichen, dass Sie auf ein DMS umsteigen müssen
1. Sie haben mehr als 1.000 Dokumente
Wenn Ihre Ordnerstruktur 5+ Ebenen tief geht, kann kein Cloud-Drive Ihnen helfen, ein Dokument schnell zu finden. Ein DMS mit KI-Suche findet Dokumente in Sekunden.
2. Sie haben gesetzliche Aufbewahrungspflichten
Rechnungen 10 Jahre, Personalunterlagen dauerhaft, Verträge 5 Jahre nach Ablauf. Kein Cloud-Drive verfolgt diese Fristen automatisch. Ein DMS warnt Sie vor Ablauf der Fristen und verhindert versehentliches Löschen.
3. Sie stehen vor Prüfungen oder Inspektionen
Wenn ein Steuerprüfer alle Rechnungen von Lieferant X für Zeitraum Y anfordert — in einem Cloud-Drive ist das manuelle Suche. Ein DMS generiert den Bericht in 30 Sekunden.
4. Mehr als 10 Mitarbeiter arbeiten mit Dokumenten
Die Zugriffskontrolle in Cloud-Drives wird mit wachsenden Teams unpraktisch. Ein DMS mit RBAC verwaltet den Zugriff automatisch nach Rollen.
5. Sie brauchen E-Signaturen und Lieferscheine
Cloud-Drives haben weder eingebaute E-Signaturen noch die Generierung von Lieferscheinen. Ein DMS integriert beides in einen einheitlichen Workflow.
Wie sieht die Migration von der Cloud zum DMS aus?
- Vorhandene Dokumente prüfen — Bestandsaufnahme, was Sie haben und wo
- Kategorien definieren — Rechnungen, Verträge, Personal, technische Dokumentation
- Massen-Upload — das DMS klassifiziert migrierte Dokumente automatisch
- Mitarbeiter schulen — 30 Minuten reichen für die Grundlagen
- Parallelbetrieb — nutzen Sie beide Systeme 2-4 Wochen während der Umstellung
Fazit: Cloud-Speicher ≠ DMS
Google Drive, Dropbox und OneDrive sind hervorragende Tools — für das, wofür sie konzipiert sind. Aber keines davon wurde gebaut, um Geschäftsdokumente vorschriftskonform zu verwalten.
Wenn Sie Klassifizierung, Aufbewahrungsfristen, E-Signaturen, Workflows, Archivbuch und Audit-Trails benötigen — brauchen Sie ein DMS.
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