Was ist eine Archivinspektion?
Eine Archivinspektion ist eine Prüfung durch die zuständigen Archive bei juristischen Personen und Unternehmern in Serbien. Ziel ist die Überprüfung, ob Dokumentation gesetzeskonform aufbewahrt und geschützt wird.
Inspektionen können regulär (planmäßig) oder außerordentlich (auf Beschwerde) sein. Jedes Unternehmen kann geprüft werden.
Was prüfen die Inspektoren?
1. Schutzvorschrift für Registraturmaterial
Hat das Unternehmen eine verabschiedete Vorschrift?
2. Kategorienliste des Registraturmaterials
Existiert eine Liste mit Aufbewahrungsfristen? Ist sie vom Archiv genehmigt?
3. Archivbuch
Wird es geführt? Ordnungsgemäß ausgefüllt? Rechtzeitig eingereicht?
4. Ernennung der verantwortlichen Person
5. Aufbewahrungsbedingungen
Ist der Raum geeignet (trocken, feuerfest, verschlossen)?
6. Dokumentenvernichtung
Wurde Genehmigung eingeholt? Gibt es ein Protokoll?
Checkliste zur Vorbereitung
- Verabschiedete Schutzvorschrift
- Genehmigte Kategorienliste
- Archivbuch für alle Vorjahre eingereicht
- Verantwortliche Person ernannt
- Adäquate Aufbewahrungsbedingungen
- Bei Vernichtung: Genehmigung + Protokoll vorhanden
Bußgelder
| Verstoßer | Bußgeldbereich |
|---|---|
| Juristische Personen | 50.000 — 2.000.000 RSD |
| Unternehmer | 10.000 — 500.000 RSD |
| Verantwortliche Personen | 5.000 — 150.000 RSD |
Was tun, wenn noch nie ein Archivbuch eingereicht wurde?
- Nicht in Panik geraten, aber sofort handeln
- Archivbücher rückwirkend für alle Vorjahre ausfüllen
- Vorschrift und Kategorienliste verabschieden
- Verantwortliche Person ernennen
- Das zuständige Archiv kontaktieren — sie sind meist kooperativ
Fazit
Eine Archivinspektion ist nichts, wovor man sich fürchten muss — vorausgesetzt, Ihre Dokumentation ist in Ordnung.
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