Archivinspektion: Was geprüft wird, wie man sich vorbereitet und welche Strafen drohen

Was ist eine Archivinspektion?

Eine Archivinspektion ist eine Prüfung durch die zuständigen Archive bei juristischen Personen und Unternehmern in Serbien. Ziel ist die Überprüfung, ob Dokumentation gesetzeskonform aufbewahrt und geschützt wird.

Inspektionen können regulär (planmäßig) oder außerordentlich (auf Beschwerde) sein. Jedes Unternehmen kann geprüft werden.

Was prüfen die Inspektoren?

1. Schutzvorschrift für Registraturmaterial

Hat das Unternehmen eine verabschiedete Vorschrift?

2. Kategorienliste des Registraturmaterials

Existiert eine Liste mit Aufbewahrungsfristen? Ist sie vom Archiv genehmigt?

3. Archivbuch

Wird es geführt? Ordnungsgemäß ausgefüllt? Rechtzeitig eingereicht?

4. Ernennung der verantwortlichen Person

5. Aufbewahrungsbedingungen

Ist der Raum geeignet (trocken, feuerfest, verschlossen)?

6. Dokumentenvernichtung

Wurde Genehmigung eingeholt? Gibt es ein Protokoll?

Checkliste zur Vorbereitung

Verabschiedete Schutzvorschrift
Genehmigte Kategorienliste
Archivbuch für alle Vorjahre eingereicht
Verantwortliche Person ernannt
Adäquate Aufbewahrungsbedingungen
Bei Vernichtung: Genehmigung + Protokoll vorhanden

Bußgelder

Verstoßer	Bußgeldbereich
Juristische Personen	50.000 bis 2.000.000 RSD
Unternehmer	10.000 bis 500.000 RSD
Verantwortliche Personen	5.000 bis 150.000 RSD

Was tun, wenn noch nie ein Archivbuch eingereicht wurde?

Nicht in Panik geraten, aber sofort handeln
Archivbücher rückwirkend für alle Vorjahre ausfüllen
Vorschrift und Kategorienliste verabschieden
Verantwortliche Person ernennen
Das zuständige Archiv kontaktieren: sie sind meist kooperativ

Fazit

Eine Archivinspektion ist nichts, wovor man sich fürchten muss, vorausgesetzt, Ihre Dokumentation ist in Ordnung.

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