Zakaj podjetja uporabljajo OneDrive
OneDrive je prilozen z Microsoft 365. Ce vase podjetje uporablja Outlook, Word, Excel in Teams -- je OneDrive tam "brezplacno." Sinhronizacija z namizjem je brezhibna, integracija z Office odlicna.
Za posamezne uporabnike in majhne ekipe, ki uporabljajo predvsem Office dokumente -- je OneDrive zadosten. Toda ko se pojavijo zakonske zahteve, regulatorne obveznosti in stotine dokumentov mesecno -- se zacnejo tezave.
6 omejitev OneDrive za poslovne dokumente
1. Organizacija na osnovi map
Enaka struktura map kot na lokalnem trdem disku. Ni samodejne klasifikacije po vrsti, stranki ali obdobju.
2. Ni OCR za skenirane dokumente
Skenirani racuni in s telefonom fotografirane pogodbe so shranjeni, toda po vsebini jih ni mogoce iskati.
3. Ni sledenja rokom hrambe
OneDrive ne ve, da je treba racune hraniti 10 let ali kadrovske dokumente trajno.
4. Omejen nadzor dostopa za vecje ekipe
Ni dostopa na osnovi vlog. Ni mogoce dolociti "racunovodje vidijo finance, vozniki vidijo dobavnice."
5. Ni arhivske knjige ali zakonske skladnosti
OneDrive ne generira arhivskih knjig, ne sledi rokom hrambe in ne obravnava postopkov unicenja za srbsko zakonodajo.
6. Ni e-podpisa ali e-dobavnic
OneDrive hrani datoteke, toda jih ne more elektronsko podpisati ali generirati odpremnih dokumentov.
Primerjava
| Funkcionalnost | OneDrive | DMS (Arhivix) |
|---|---|---|
| Oblacna shramba | Da | Da |
| Samodejna klasifikacija | Ne | Da (AI) |
| OCR | Ne | Da |
| Sledenje rokom hrambe | Ne | Da |
| Arhivska knjiga | Ne | Da |
| E-podpis | Ne | Da |
| Portal za stranke | Ne | Da |
| AI iskanje po vsebini | Ne | Da |
Zakljucek
OneDrive je odlicen za ekosistem Office, toda za poslovno dokumentacijo z zakonskimi zahtevami -- ni dovolj.
Arhivix dopolnjuje vas Microsoft 365 -- upravljanje poslovnih dokumentov z AI iskanjem, samodejno klasifikacijo, e-podpisom in popolno zakonsko skladnostjo. Preizkusite brezplacno.
