Dlaczego firmy uzywaja OneDrive
OneDrive jest dolaczony do Microsoft 365. Jesli firma korzysta z Outlook, Word, Excel i Teams — OneDrive jest "za darmo." Synchronizacja desktopowa jest bezszwowa, integracja z Office dziala swietnie.
Dla indywidualnych uzytkownikow i malych zespolow korzystajacych glownie z dokumentow Office — OneDrive wystarcza. Ale gdy pojawiaja sie wymogi prawne, obowiazki regulacyjne i setki dokumentow miesiecznie — zaczynaja sie problemy.
6 ograniczen OneDrive dla dokumentow firmowych
1. Organizacja oparta na folderach
Taka sama struktura folderow jak na lokalnym dysku twardym. Brak automatycznej klasyfikacji wedlug typu, klienta czy okresu.
2. Brak OCR dla skanowanych dokumentow
Zeskanowane faktury i sfotografowane telefonem umowy sa przechowywane, ale nie mozna ich przeszukiwac po tresci.
3. Brak sledzenia okresow przechowywania
OneDrive nie wie, ze faktury musza byc przechowywane 10 lat ani dokumenty kadrowe na stale.
4. Ograniczona kontrola dostepu dla wiekszych zespolow
Brak dostepu opartego na rolach. Nie mozna zdefiniowac "ksiegowi widza finanse, kierowcy widza listy przewozowe."
5. Brak ksiegi archiwalnej ani zgodnosci prawnej
OneDrive nie generuje ksiag archiwalnych, nie sledzi okresow przechowywania ani nie obsluguje procedur niszczenia wedlug serbskiego prawa.
6. Brak e-podpisu ani e-listow przewozowych
OneDrive przechowuje pliki, ale nie moze ich elektronicznie podpisywac ani generowac dokumentow przewozowych.
Porownanie
| Funkcja | OneDrive | DMS (Arhivix) |
|---|---|---|
| Przechowywanie w chmurze | Tak | Tak |
| Auto-klasyfikacja | Nie | Tak (AI) |
| OCR | Nie | Tak |
| Sledzenie okresow przechowywania | Nie | Tak |
| Ksiega archiwalna | Nie | Tak |
| E-podpis | Nie | Tak |
| Portal klienta | Nie | Tak |
| Wyszukiwanie tresci AI | Nie | Tak |
Podsumowanie
OneDrive jest swietny dla ekosystemu Office, ale do dokumentacji firmowej z wymogami prawnymi — nie wystarcza.
Arhivix uzupelnia Microsoft 365 — zarzadzanie dokumentami firmowymi z wyszukiwaniem AI, automatyczna klasyfikacja, e-podpisem i pelna zgodnascia prawna. Wyprobujcie za darmo.
