Zasto tvrtke koriste OneDrive
OneDrive dolazi u paketu s Microsoftom 365. Ako vasa tvrtka koristi Outlook, Word, Excel i Teams -- OneDrive je tu "besplatno." Sinkronizacija s radnom povrssinom je besprijekorna, integracija s Officeom odlicno funkcionira.
Za pojedinacne korisnike i male timove koji primarno koriste Office dokumente -- OneDrive je dovoljan. Ali kada se pojave zakonski zahtjevi, regulatorne obveze i stotine dokumenata mjesecno -- problemi pocinju.
6 ogranicenja OneDrivea za poslovne dokumente
1. Organizacija temeljena na mapama
Ista struktura mapa kao lokalni tvrdi disk. Nema automatske klasifikacije prema vrsti, klijentu ili razdoblju.
2. Nema OCR-a za skenirane dokumente
Skenirani racuni i fotografirani ugovori se pohranjuju, ali ne mogu se pretrazivati po sadrzaju.
3. Nema pracenja rokova cuvanja
OneDrive ne zna da se racuni moraju cuvati 10 godina ili kadrovska dokumentacija trajno.
4. Ogranicena kontrola pristupa za vece timove
Nema pristupa temeljenog na ulogama. Ne mozete definirati "racunovodje vide financije, vozaci vide otpremnice."
5. Nema arhivske knjige niti zakonske uskladenosti
OneDrive ne generira arhivske knjige, ne prati rokove cuvanja i ne upravlja procedurama unistenja prema srpskom zakonu.
6. Nema e-potpisa niti e-otpremnica
OneDrive pohranjuje datoteke, ali ne moze ih elektronicki potpisati niti generirati dokumente za otpremu.
Usporedba
| Znacajka | OneDrive | DMS (Arhivix) |
|---|---|---|
| Pohrana u oblaku | Da | Da |
| Automatska klasifikacija | Ne | Da (AI) |
| OCR | Ne | Da |
| Pracenje rokova cuvanja | Ne | Da |
| Arhivska knjiga | Ne | Da |
| E-potpis | Ne | Da |
| Klijentski portal | Ne | Da |
| AI pretrazivanje sadrzaja | Ne | Da |
Zakljucak
OneDrive je odlican za Office ekosustav, ali za poslovnu dokumentaciju sa zakonskim zahtjevima -- nije dovoljan.
Arhivix nadopunjuje vas Microsoft 365 -- upravljanje poslovnim dokumentima s AI pretrazivanjem, automatskom klasifikacijom, e-potpisom i potpunom zakonskom uskladenoscu. Isprobajte besplatno.
