"Прати ми го по имейл" -- Изречение, което струва на фирмите хиляди часове
В средностатистическата фирма документите се обменят по имейл, чат приложения и различни комуникационни канали. Счетоводителят има нужда от фактура -- тя пристига в чат приложение. Директорът има нужда от договор -- някой го намира в стар имейл. Товарителница? Някъде в прикачен файл отпреди 3 месеца.
Това "работи" -- докато не спре да работи. И винаги спира да работи в най-лошия момент: по време на данъчна ревизия, проверка или когато клиент поиска доказателство за доставка.
7 проблема с изпращането на документи по имейл
1. Документите се губят в пощенската кутия
Средностатистическият бизнес потребител получава 120+ имейла дневно. Фактура отпреди месец е заровена под стотици други съобщения.
2. Няма контрол на версиите
Колега изпраща договор v1. Получавате корекция v2 по имейл. Клиентът изпраща коментари по чат. Финалната версия е... къде?
3. Няма контрол на достъпа
Щом изпратите документ по имейл, губите контрол над него. Кой го е препратил? Кой го е запазил на личен лаптоп?
4. Ограничено хранилище
Безплатното хранилище на имейла се запълва бързо, когато всяка фактура е 2-5 MB и товарителниците съдържат снимки на продукти.
5. Търсенето не работи за сканирани документи
Колега сканира фактура и я изпраща като изображение. Имейлът не може да търси текст в това изображение.
6. Няма категоризация
Имейлът не различава фактура от оферта, договор от протокол от среща. Всички документи са просто "прикачени файлове."
7. Правно несъответствие
Законите за архивиране изискват документите да се съхраняват по категории с определени срокове на съхранение. Имейлът не отговаря на нито едно от тези изисквания.
Решението: Централизирана DMS
- Едно място за всички документи -- без повече "къде го изпратих?"
- AI търсене -- опишете документа с думи, системата го намира
- Автоматична класификация -- системата разпознава видовете документи
- Клиентски портал -- вместо имейл, клиентите качват директно във Вашата система
- Контрол на достъпа -- кой вижда какво, с пълна одитна следа
Заключение
Имейлът е създаден за комуникация, не за управление на документи. Всеки път, когато изпращате фактура по имейл, създавате неконтролиран дубликат.
Arhivix заменя имейла и чат приложенията за обмен на документи. Клиентите качват чрез портал, екипите достъпват чрез DMS, а AI намира всеки документ за секунди. Опитайте безплатно -- 14 дни, без кредитна карта.
