Въведение: Електронно фактуриране в Сърбия
През 2022 г. Сърбия стартира Системата за електронни фактури (SEF) като централизирана държавна платформа за издаване, изпращане, получаване и съхранение на електронни фактури. От януари 2023 г. използването на SEF е задължително за всички платци на ДДС в частния сектор.
Целта на системата е пълната дигитализация на фактурирането, намаляване на данъчните измами и автоматизация на бизнес процесите. Вместо хартиени фактури, PDF файлове или имейли, всички фактури преминават през единна държавна система в структуриран XML формат. Това е част от по-широкото усилие за електронно архивиране на цялата бизнес документация.
Какво е SEF (Система за електронни фактури)?
SEF е централната платформа на Министерството на финансите на Република Сърбия за електронно фактуриране. Тя е разработена като задължителна система, през която трябва да преминават всички фактури между бизнес субекти.
Основни характеристики на системата SEF:
- Структуриран XML формат, позволяващ автоматична обработка
- Уникален идентификационен номер за всяка фактура
- Автоматична проверка на точността на данните
- Съхранение на фактури за минимум 10 години (5 години за неплатци на ДДС)
- Електронен подпис или сертификат за регистрация и достъп
Кой трябва да използва SEF?
Задължението за използване на системата SEF зависи от вида на субекта:
Задължително от януари 2023 г.:
- Всички платци на ДДС в частния сектор (B2B транзакции)
- Субекти от публичния сектор (държавни институции, публични предприятия)
- Частен сектор към публичен сектор (B2G транзакции)
Също задължително за:
- Неплатци на ДДС, които фактурират на публичния сектор
- Всички субекти, които получават фактури от платци на ДДС
Единственото изключение са физическите лица, които не извършват стопанска дейност, и малките предприемачи, които не са в системата на ДДС и не работят с публичния сектор.
Как работи SEF на практика?
Процесът на електронно фактуриране чрез SEF е следният:
- Създаване на фактурата във Вашия счетоводен софтуер или директно в портала на SEF
- Изпращане чрез SEF в предписания XML формат
- Автоматична проверка на данните от системата (данъчен номер, сума, ДДС)
- Присвояване на уникален номер и дата на издаване
- Получаване от купувача чрез системата SEF
- Приемане или отхвърляне на фактурата от получателя
- Постоянно съхранение в системата (минимум 10 години)
Срокове за получаване и приемане на фактури
| Действие | Публичен сектор | Частен сектор |
|---|---|---|
| Срок за приемане/отхвърляне | 15 дни | 15 дни |
| При липса на отговор | Счита се за прието | Счита се за отхвърлено |
| Срок за запис на ДДС | 12 дни от края на данъчния период | 12 дни от края на данъчния период |
Какво се променя от 2026 г.?
Законът за електронно фактуриране е изменен в края на 2025 г. и най-важните промени влизат в сила през 2026 г.:
От март 2026 г.:
- Задължителни вътрешни фактури, генерирани директно в SEF (за съществуващи потребители на системата)
- Електронно фактуриране за търговия на дребно в определени случаи
- B2G електронни товарителници стават задължителни за частния сектор
От края на 2026 г. / началото на 2027 г.:
- Предварително попълнени декларации за ДДС на базата на данни от SEF
- Автоматично съгласуване на входящи и изходящи фактури
- По-голяма автоматизация на данъчните задължения
Ползи от електронното фактуриране
Преминаването към електронни фактури носи конкретни ползи:
- Спестяване до 80% от разходите в сравнение с хартиеното фактуриране
- Елиминиране на грешките от ръчното въвеждане на данни
- По-бърз процес на плащане, тъй като фактурата пристига мигновено
- Автоматично съхранение без нужда от физическо архивно пространство
- По-лесен преглед на всички издадени и получени фактури
- Законово съответствие без допълнителна административна работа
Санкции при неспазване
Неизпълнението на задълженията за електронно фактуриране носи санкции:
Санкции за юридически лица: 200 000 до 2 000 000 RSD
За предприемачи: 50 000 до 500 000 RSD
За отговорни лица: 50 000 до 150 000 RSD
Санкциите се налагат за: неиздаване на електронна фактура в предписания срок, неуспешна регистрация в системата SEF, неприемане на фактура в законовия срок и несъответствие с XML формата.
Как Arhivix помага с електронните фактури?
Arhivix е проектиран да опрости максимално Вашата работа с електронни фактури и да приведе бизнеса Ви в съответствие със закона. Ето как:
Автоматично архивиране на електронни фактури
Всяка електронна фактура, преминала през Вашата система, автоматично се архивира в Arhivix. Без ръчно прехвърляне на файлове, без копиране. Фактурата е запазена, организирана и достъпна, когато имате нужда от нея.
Търсене на естествен език
Забравете за ровенето в папки. Напишете "фактура от доставчик X от март" и Arhivix AI ще намери точния документ за секунди. Системата разбира контекста и съдържанието на всяка фактура.
Автоматично маркиране и категоризация
AI автоматично разпознава вида на фактурата, доставчика, сумата, датата и присвоява подходящи тагове. Без никакво усилие от Ваша страна фактурите са организирани от самия първи момент.
Законово съответствие
Arhivix съхранява фактурите в съответствие със законовите изисквания за минимум 10 години. Съхранение в два европейски региона на AWS, AES-256 криптиране, пълна одитна следа.
Интеграция с архивната книга
Фактурите автоматично се записват в дигиталната архивна книга. Когато инспекция поиска достъп, всичко е готово с едно кликване.
Заключение
Електронното фактуриране в Сърбия вече не е опционално, а задължително. Системата SEF носи прозрачност и ефективност, но също изисква техническа подготовка. С Arhivix целият процес е автоматизиран: от получаването на фактурата, през архивирането, до търсенето и отчетността при инспекции.
Вместо да се адаптирате към системата, нека системата се адаптира към Вас. Опитайте Arhivix безплатно за 14 дни.
