Какво е списъкът на категории на деловоден материал?
Списъкът на категории на деловоден материал със срокове на съхранение е задължителен вътрешен документ, който всяко юридическо лице и предприемач в Сърбия трябва да приеме. Той съдържа всички видове документация, създадени по време на стопанската дейност, заедно с периодите, за които всеки вид трябва да се съхранява.
Без този документ фирмата не може законно да:
- Поддържа архивна книга
- Унищожава документация с изтекли срокове на съхранение
- Организира архиви по предписания начин
Правна основа
Задължението за създаване на списъка на категории е предписано от член 11 на Закона за архивните материали и архивната дейност ("Службен гласник РС", бр. 6/2020):
"Създателят и притежателят на деловоден материал и архивни материали е длъжен да приеме списък на категории на деловоден материал със срокове на съхранение, с предварително одобрение от компетентния архив."
Това означава, че списъкът не само трябва да съществува, но и трябва да бъде одобрен от компетентния териториален архив.
Как изглежда списъкът на категории?
Списъкът обикновено е организиран в таблична форма:
| Класификационна маркировка | Наименование на категорията | Срок на съхранение |
|---|---|---|
| 01 | Учредителна документация (устав, решение за регистрация) | Безсрочно |
| 02 | Нормативни актове (наредби, решения, заповеди) | Безсрочно |
| 03 | Кадрова документация (трудови договори, решения) | Безсрочно |
| 04-01 | Финансови отчети (баланс, отчет за приходите и разходите) | Безсрочно |
| 04-02 | Изходящи фактури | 10 години |
| 04-03 | Входящи фактури | 10 години |
| 05 | Данъчна документация (декларации, решения) | 5 години |
| 06 | Счетоводни документи (дневник на операциите, извлечения) | 5 години |
| 07 | Търговски договори (с клиенти, доставчици) | 10 години след изтичане |
| 08 | Обща делова кореспонденция | 2 години |
| 09 | Техническа документация | Безсрочно |
| 10 | Документация по БЗУТ (безопасност и здраве при работа) | 40 години |
Това е само пример -- Вашият списък трябва да отразява реалните видове документация, създавани във Вашата фирма.
Как да създадете списък на категории: Стъпка по стъпка
1. Идентифицирайте всички видове документи
Преминете през всички сектори и отдели. Попитайте служителите какви документи създават или получават. Не забравяйте електронната документация -- електронни фактури, имейли, цифрови договори.
2. Определете сроковете на съхранение
За всеки вид документ определете срока на съхранение въз основа на:
- Законови изисквания (Закон за счетоводството, Кодекс на труда, данъчни закони)
- Вътрешни бизнес нужди
- Препоръки от компетентния архив
3. Организирайте в класификационна система
Присвоете класификационни маркировки на всяка категория. Използвайте числова система, която е логична и лесна за използване.
4. Приемете с вътрешно решение
Директорът или упълномощеното лице издава Решение за приемане на списъка на категории.
5. Подайте в компетентния архив за одобрение
Изпратете списъка на Вашия компетентен териториален архив. Архивът може да одобри списъка или да поиска промени. Едва след получаване на одобрение списъкът става валиден.
Чести проблеми
- Общи списъци, копирани от интернет -- Всяка фирма трябва да има списък, съобразен с нейната дейност
- Пропускане на електронни документи -- Електронните фактури, електронните договори и цифровата кореспонденция трябва да бъдат включени
- Неактуализиране при промяна на дейността -- Ако фирмата се разширява или променя дейността си, списъкът трябва да бъде актуализиран
- Липса на одобрение от архива -- Списък без одобрение няма правна сила
Как помага Arhivix
Arhivix автоматично категоризира документите според Вашия списък на категории веднага щом ги качите. Сроковете на съхранение се проследяват автоматично и системата Ви уведомява, когато документацията изтече и когато е време да подадете заявка за унищожаване.
Спрете да управлявате записите ръчно. Нека Arhivix го прави вместо Вас -- автоматично, прецизно и в съответствие със закона.
