Защо не можете просто да изхвърлите документи
Много фирми в Сърбия натрупват документация с години и един ден решават да "изчистят архива". Изхвърлят стари папки, изтриват файлове и изпразват складови помещения. Проблемът? Това е незаконно.
Според Закона за архивните материали и архивната дейност нито едно юридическо лице не може да унищожи документация без предварително писмено одобрение от компетентния архив. Дори когато срокът на съхранение е изтекъл.
Правна основа
Член 14 от Закона ("Службен гласник РС", бр. 6/2020) ясно гласи:
"Създателят и притежателят не може да унищожи деловоден материал без предварително одобрение от компетентния архив."
Компетентният архив има правото да подбере документи с безсрочна историческа, културна или научна стойност от материала, предложен за унищожаване.
Процедура за унищожаване -- Стъпка по стъпка
Стъпка 1: Идентифицирайте документация с изтекъл срок на съхранение
Въз основа на Вашия Списък на категории на деловоден материал и архивна книга, идентифицирайте цялата документация, чийто предписан срок на съхранение е изтекъл.
Стъпка 2: Подгответе списък за унищожаване
Създайте подробен списък на документацията, предложена за унищожаване, съдържащ:
- Пореден номер от архивната книга
- Класификационна маркировка
- Описание на документацията
- Година на създаване
- Срок на съхранение и дата на изтичане
- Количество (папки, кутии, MB)
Стъпка 3: Подайте заявка в компетентния архив
Изпратете списъка заедно със заявка за одобрение. Архивът може да:
- Одобри унищожаването изцяло
- Подбере документи с безсрочна стойност (които се предават на архива)
- Поиска допълнителна информация
Стъпка 4: Изчакайте писмено одобрение
Не унищожавайте нищо, докато не получите официален акт за одобрение. Времето за отговор на архива може да варира.
Стъпка 5: Унищожете документацията
След получаване на одобрение унищожете документацията по сигурен начин:
- Хартиена документация: индустриално нарязване, изгаряне
- Електронна документация: трайно изтриване от всички носители, унищожаване на дискове
Стъпка 6: Съставете протокол
Подгответе протокол за унищожаване, подписан от комисия (минимум 2-3 члена). Съхранявайте този протокол безсрочно като доказателство, че процедурата е проведена законно.
Най-чести грешки
- Унищожаване без одобрение -- Най-голямата и най-честата грешка. Глоби до 2 милиона RSD
- Унищожаване преди изтичане на срока -- Проверете точните периоди за всеки вид документ
- Липса на протокол за унищожаване -- Без протокол нямате доказателство, че унищожаването е проведено законно
- Селективно унищожаване -- Не можете да избирате "кои фактури да изтриете" -- цялата категория за дадена година се унищожава
- Изтриване на електронни документи без процедура -- Същите правила важат за цифрови файлове, както за хартиени
Срокове на съхранение -- Напомняне
| Вид документ | Минимален период |
|---|---|
| Учредителна документация | Безсрочно (не се унищожава) |
| Кадрова документация | Безсрочно |
| Финансови отчети | Безсрочно |
| Фактури (ДДС платци) | 10 години |
| Счетоводни документи | 5 години |
| Данъчна документация | 5 години |
| Документация по БЗУТ | 40 години |
| Обща кореспонденция | 2 години |
Заключение
Унищожаването на документация в Сърбия не е "изхвърляне на стара хартия" -- това е формална процедура с ясна правна рамка. Спазвайте сроковете, искайте одобрение, пазете протоколи.
Arhivix автоматично проследява сроковете на съхранение за всеки документ и Ви уведомява, когато дадена категория изтече. Генерира списъци за унищожаване с едно щракване и поддържа пълни протоколи -- за да бъдете винаги в съответствие със закона.
