Защо фирмите използват OneDrive
OneDrive идва в комплект с Microsoft 365. Ако Вашата фирма използва Outlook, Word, Excel и Teams -- OneDrive е там "безплатно." Синхронизацията с десктопа е безпроблемна, интеграцията с Office работи чудесно.
За отделни потребители и малки екипи, работещи основно с Office документи -- OneDrive е достатъчен. Но когато се появят правни изисквания, регулаторни задължения и стотици документи месечно -- проблемите започват.
6 ограничения на OneDrive за бизнес документи
1. Организация на базата на папки
Същата структура на папки като на локален твърд диск. Без автоматична класификация по вид, клиент или период.
2. Без OCR за сканирани документи
Сканирани фактури и фотографирани договори се съхраняват, но не могат да се търсят по съдържание.
3. Без проследяване на срокове за съхранение
OneDrive не знае, че фактурите трябва да се пазят 10 години или кадровите документи безсрочно.
4. Ограничен контрол на достъпа за по-големи екипи
Без достъп на базата на роли. Не може да се определи "счетоводителите виждат финансите, шофьорите виждат товарителниците."
5. Без архивна книга или правно съответствие
OneDrive не генерира архивни книги, не проследява сроковете на съхранение и не обработва процедурите за унищожаване съгласно сръбския закон.
6. Без електронен подпис или електронни товарителници
OneDrive съхранява файлове, но не може да ги подписва електронно или да генерира транспортни документи.
Сравнение
| Функция | OneDrive | DMS (Arhivix) |
|---|---|---|
| Облачно съхранение | Да | Да |
| Автоматична класификация | Не | Да (AI) |
| OCR | Не | Да |
| Проследяване на срокове | Не | Да |
| Архивна книга | Не | Да |
| Електронен подпис | Не | Да |
| Клиентски портал | Не | Да |
| AI търсене по съдържание | Не | Да |
Заключение
OneDrive е чудесен за екосистемата на Office, но за бизнес документация с правни изисквания -- не е достатъчен.
Arhivix допълва Вашия Microsoft 365 -- управление на бизнес документи с AI търсене, автоматична класификация, електронен подпис и пълно правно съответствие. Опитайте безплатно.
