Проблемът с колаборацията по имейл
Директорът изпраща договор на клиент. Клиентът променя 2 клаузи и го връща. Юристът поправя. Директорът добавя нещо. Финална версия? Никой не е сигурен.
В споделената папка виждате: dogovor_v1.docx, dogovor_v2.docx, dogovor_FINALEN.docx, dogovor_FINALEN_korektsiya.docx, dogovor_FINALEN_v2_NAISTINA_FINALEN.docx.
Защо това е опасно, а не просто досадно
- Правни последици: подписване на грешна версия -- договорените условия не са включени
- Финансови загуби: оферта със стари цени, изпратена на клиент
- Загуба на време: всяко "коя е последната версия?" струва 5-10 минути
Как DMS решава колаборацията с документи
Автоматично версиониране
Всяка редакция създава нова версия автоматично. Без "Запис като", без преименуване. Винаги знаете коя е последната.
Коментари и анотации
Вместо имейл "погледни страница 3, ред 5" -- коментари директно върху документа. Всички виждат, всички отговарят, всичко на едно място.
Работни потоци за одобрение
Поток на документа: автор -> ръководител отдел -> директор -> клиент. Всяка стъпка автоматизирана, с известия и срокове.
Заключение
Arhivix елиминира хаоса с версиите. Автоматично версиониране, коментари към документи, работни потоци за одобрение и ясна последна версия по всяко време. Опитайте безплатно.
