Хаос в счетоводните агенции
Типична счетоводна агенция води счетоводството на 30-100 клиента. Всеки клиент месечно изпраща фактури, банкови извлечения, договори, командировъчни заповеди. Умножете по 12 месеца и получавате хиляди документи годишно.
Текуща "система": папка на клиент на сървъра, имейли с прикачени файлове, чат групи, хартиени папки. Резултат? Прекарвате повече време в търсене на документи, отколкото в реално счетоводство.
Как DMS променя работата на агенцията
Организация по клиент
Всеки клиент има свое собствено пространство с автоматична категоризация: входящи фактури, изходящи фактури, извлечения, договори, данъчни форми. AI разпознава вида документ и го подрежда правилно.
Портал за качване от клиенти
Вместо имейли и съобщения -- клиентите качват документи директно в портала. Всеки документ автоматично попада в правилната папка. Без повече "Изпратих ти фактурата по имейл, получи ли я?"
Срокове за данъчни подавания
DMS автоматично напомня за срокове: ДДС декларация до 15-о число, годишен данък до март, архивна книга до април. За всеки клиент поотделно.
Масово сканиране
Клиент носи кутия с хартиени фактури? Масово сканиране + OCR = всичко дигитализирано, търсимо и организирано за 30 минути вместо 3 дни.
Възвръщаемост на инвестицията за счетоводни агенции
| Дейност | Без DMS | С DMS |
|---|---|---|
| Намиране на фактура | 5-15 минути | 10 секунди |
| Получаване на документи от клиент | Имейл + ръчно сортиране | Автоматичен портал |
| Подготовка за данъчна ревизия | 2-3 дни | 30 минути |
| Време за администрация | 40% от работното време | 10% от работното време |
Заключение
Arhivix е идеален за счетоводни агенции -- клиентски портал, AI категоризация, автоматични срокове и OCR сканиране. Спестете 30% от работното си време. Опитайте безплатно.
