Trilemma cloudoveho uloziste: Google Drive, Dropbox nebo OneDrive?
Kdyz firma premysli o dokumentech v cloudu, typicky si vybira mezi tremi moznostmi: Google Drive, Dropbox nebo OneDrive. Kazdy ma sve vyhody, ale vsichni sdileji stejny zakladni problem -- jsou navrzeny pro ukladani souboru, ne pro spravu dokumentu.
V tomto clanku porovname vsechny tri sluzby se specializovanym DMS a ukazeme, proc zadne cloudove uloziste nemuze nahradit skutecny DMS.
Jaky je rozdil mezi cloudovym ulozistem a DMS?
Cloudove uloziste (Google Drive, Dropbox, OneDrive) je digitalni pevny disk v cloudu. Ukladate soubory, organizujete je do slozek a sdilite s kolegy.
DMS (System pro spravu dokumentu) je system, ktery rozumi tomu, co vase dokumenty jsou. Klasifikuje je, sleduje doby uchovavani, zajistuje regulatorni soulad, umoznuje elektronicke podpisy a generuje archivni zaznamy.
Rozdil je jako police na knihy oproti knihovne -- police uklada knihy, knihovna je katalogizuje, uchovava, dela je prohledatelnymi a pujcuje podle pravidel.
Google Drive, Dropbox, OneDrive: Co kazdy z nich postradi
Google Drive -- Jednoduchy, ale povrchni
- Vyhoda: zdarma do 15 GB, integrovany s Gmailem a Google Workspace
- Chybi: OCR pro naskenovane dokumenty, doby uchovavani, elektronicke podpisy, archivni kniha
- Problem: vyhledavani nefunguje pro PDF a naskenovane dokumenty
Dropbox -- Dobry pro sdileni, spatny pro spravu
- Vyhoda: rychla synchronizace, vyborná desktopova aplikace
- Chybi: klasifikace dokumentu, pracovni postupy, funkce regulatorni shody
- Problem: konflikty synchronizace, kdyz vice lidi upravuje stejny soubor
OneDrive -- Soucast ekosystemu Microsoftu, ale sam nestaci
- Vyhoda: hluboka integrace s aplikacemi Office
- Chybi: automaticka klasifikace (bez SharePointu), mistni predpisy
- Problem: pro funkcionalitu DMS potrebujete SharePoint -- dalsi slozitost a naklady
Srovnani: Cloud vs DMS
| Funkce | Google Drive | Dropbox | OneDrive | DMS (Arhivix) |
|---|---|---|---|---|
| Plan zdarma | 15 GB | 2 GB | 5 GB | Bezplatna uroven |
| OCR vyhledavani | Omezene | Ne | Ne | Ano (AI) |
| Automaticka klasifikace | Ne | Ne | Ne* | Ano |
| Doby uchovavani | Ne | Ne | Ne* | Ano |
| Elektronicke podpisy | Doplnek | Dropbox Sign | Doplnek | Vestavene |
| Schvalovaci postupy | Ne | Ne | Ne* | Ano |
| Archivni kniha | Ne | Ne | Ne | Ano |
| Auditni stopa | Zakladni | Zakladni | Zakladni | Podrobna |
| Regulatorni soulad | Ne | Ne | Ne | Ano |
* Dostupne s licenci SharePoint Premium/E5 s dalsi konfiguraci
5 znamek toho, ze potrebujete prejit na DMS
1. Mate vice nez 1 000 dokumentu
Kdyz vase struktura slozek ma 5+ urovni, zadne cloudove uloziste Vam nepomuze rychle nalezt dokument. DMS s AI vyhledavanim najde dokumenty behem sekund -- bez ohledu na to, kde jsou ulozeny.
2. Mate zakonne pozadavky na uchovavani
Faktury 10 let, HR dokumenty trvale, smlouvy 5 let po uplynutí. Zadne cloudove uloziste nesleduje tyto terminy automaticky. DMS Vas upozorni pred uplynutim terminu a zabrani nahodnemu smazani.
3. Podrobujete se auditu nebo kontrole
Kdyz danovy inspektor pozada o vsechny faktury od dodavatele X za obdobi Y -- v cloudovem ulozisti jde o rucni vyhledavani. DMS vygeneruje zprávu za 30 sekund.
4. S dokumenty pracuje vice nez 10 zamestnancu
Rizeni pristupu v cloudovych ulozistich se stava nepraktickym, jak tymy rostou. Kdo ma k cemu pristup? Kdo co smazal? DMS s RBAC automaticky spravuje pristup podle role.
5. Potrebujete elektronicke podpisy a dodaci listy
Cloudova uloziste nemaji vestavene elektronicke podpisy ani generovani dodacich listu. DMS oboji integruje do jednotneho pracovniho postupu.
Jak vypada migrace z cloudu na DMS?
- Auditujte stavajici dokumenty -- inventura toho, co mate a kde
- Definujte kategorie -- faktury, smlouvy, HR, technicka dokumentace
- Hromadne nahrani -- DMS automaticky klasifikuje migrovane dokumenty
- Proskolte zamestnance -- 30 minut staci pro zaklady
- Paralelni provoz -- pouzivejte oba systemy 2-4 tydny behem prechodu
Zaver: Cloudove uloziste ≠ DMS
Google Drive, Dropbox a OneDrive jsou vyborne nastroje -- pro to, k cemu byly navrzeny. Ale zadny z nich nebyl vytvoren pro spravu obchodnich dokumentu v souladu s predpisy.
Pokud potrebujete klasifikaci, doby uchovavani, elektronicke podpisy, postupy, archivni zaznamy a auditni stopy -- potrebujete DMS.
Arhivix je DMS, ktery kombinuje jednoduchost cloudoveho uloziste se vsemi funkcemi, ktere vase podnikani skutecne potrebuje. Vyzkousejte ho zdarma a poznate rozdil.
