التعاون على الوثائق في الفريق -- العمل على نفس الملفات بكفاءة

مشكلة التعاون عبر البريد الإلكتروني

المدير يرسل عقدًا للعميل. العميل يغير بندين ويعيده. المحامي يصحح. المدير يضيف شيئًا. النسخة النهائية؟ لا أحد متأكد.

على المجلد المشترك ترى: contract_v1.docx، contract_v2.docx، contract_FINAL.docx، contract_FINAL_correction.docx، contract_FINAL_v2_REALLY_FINAL.docx.

لماذا هذا خطير وليس مجرد مزعج

• عواقب قانونية: توقيع النسخة الخاطئة -- الشروط المتفاوض عليها غير متضمنة
• خسائر مالية: عرض سعر بأسعار قديمة أُرسل للعميل
• إهدار الوقت: كل سؤال "أي نسخة هي الأحدث؟" يكلف 5-10 دقائق

كيف يحل DMS التعاون على الوثائق

إصدار تلقائي

كل تعديل ينشئ إصدارًا جديدًا تلقائيًا. لا "حفظ باسم" ولا إعادة تسمية. تعرف دائمًا أيها الأحدث.

التعليقات والملاحظات

بدلًا من إرسال بريد "انظر إلى الصفحة 3، السطر 5" -- تعليقات مباشرة على الوثيقة. الجميع يرى والجميع يرد وكل شيء في مكان واحد.

سير عمل الموافقات

مسار الوثيقة: المؤلف ← رئيس القسم ← المدير ← العميل. كل خطوة مؤتمتة مع إشعارات ومواعيد نهائية.

الخاتمة

يزيل Arhivix فوضى الإصدارات. إصدار تلقائي وتعليقات على الوثائق وسير عمل الموافقات ونسخة أحدث واضحة في جميع الأوقات. جرّبه مجانًا.