"أرسلها لي بالبريد الإلكتروني" -- جملة تكلف الشركات آلاف الساعات
في الشركة العادية، يتم تبادل الوثائق عبر البريد الإلكتروني وتطبيقات المراسلة وقنوات الاتصال المختلفة. المحاسب يحتاج فاتورة -- تصل عبر تطبيق الدردشة. المدير يحتاج عقدًا -- يجده أحدهم في بريد إلكتروني قديم. إشعار التسليم؟ في مرفق من قبل 3 أشهر.
هذا "يعمل" -- حتى يتوقف عن العمل. ودائمًا يتوقف في أسوأ لحظة: أثناء التدقيق الضريبي أو المراجعة أو عندما يطلب العميل إثبات التسليم.
7 مشاكل في إرسال الوثائق بالبريد الإلكتروني
1. الوثائق تضيع في صندوق الوارد
يتلقى مستخدم الأعمال العادي أكثر من 120 بريدًا يوميًا. فاتورة من شهر مضى مدفونة تحت مئات الرسائل الأخرى.
2. لا يوجد تحكم في الإصدارات
زميل يرسل العقد الإصدار 1. تتلقى التصحيح الإصدار 2 بالبريد. العميل يرسل تعليقات عبر الدردشة. النسخة النهائية... أين؟
3. لا يوجد تحكم في الوصول
بمجرد إرسال وثيقة بالبريد الإلكتروني، تفقد السيطرة عليها. من أعاد توجيهها؟ من حفظها على حاسوب شخصي؟
4. مساحة تخزين محدودة
مساحة البريد المجانية تمتلئ بسرعة عندما تكون كل فاتورة 2-5 ميغابايت وإشعارات التسليم تحتوي على صور المنتجات.
5. البحث لا يعمل مع الوثائق الممسوحة
زميل يمسح فاتورة ويرسلها كصورة. البريد الإلكتروني لا يستطيع البحث في النص داخل تلك الصورة.
6. لا يوجد تصنيف
البريد لا يميز بين فاتورة وعرض سعر، أو عقد ومحضر اجتماع. جميع الوثائق مجرد "مرفقات".
7. عدم الامتثال القانوني
تتطلب قوانين الأرشفة تخزين الوثائق حسب الفئة مع فترات احتفاظ محددة. البريد الإلكتروني لا يلبي أيًا من هذه المتطلبات.
الحل: نظام DMS مركزي
- مكان واحد لجميع الوثائق -- لا مزيد من "أين أرسلت ذلك؟"
- بحث بالذكاء الاصطناعي -- صف الوثيقة بالكلمات والنظام يجدها
- تصنيف تلقائي -- النظام يتعرف على أنواع الوثائق
- بوابة العملاء -- بدلًا من البريد الإلكتروني، يرفع العملاء مباشرة إلى نظامك
- التحكم في الوصول -- من يرى ماذا، مع سجل تدقيق كامل
الخاتمة
البريد الإلكتروني صُمم للتواصل وليس لإدارة الوثائق. في كل مرة ترسل فاتورة بالبريد، تنشئ نسخة مكررة غير خاضعة للرقابة.
يستبدل Arhivix البريد الإلكتروني وتطبيقات المراسلة لتبادل الوثائق. يرفع العملاء عبر البوابة ويصل الفريق عبر DMS ويجد الذكاء الاصطناعي أي وثيقة في ثوانٍ. جرّبه مجانًا -- 14 يومًا، بدون بطاقة ائتمان.
