المجلدات المشتركة: إرث لا يزال يعمل (بشكل ما)
في عدد كبير من الشركات، المكان المركزي للوثائق هو مجلد مشترك على خادم Windows. الجميع لديه وصول، الجميع ينشئ نظام مجلدات خاص به، وبشكل ما -- كل شيء يعمل. حتى يتوقف.
7 مشاكل مع المجلدات المشتركة
- بنية مجلدات فوضوية -- الجميع ينشئ المجلدات بطريقته الخاصة
- لا بحث في المحتوى -- بحث Windows يجد فقط باسم الملف
- وصول الكل أو لا شيء -- التحكم الدقيق يتطلب تكوين NTFS معقدًا
- لا سجل تغييرات -- أحدهم يحذف ملفًا، يختفي
- وصول من المكتب فقط -- لا وصول من المنزل أو الميدان أو السفر بدون VPN
- الأجهزة تتعطل -- الخوادم تتوقف والأقراص تموت
- لا امتثال قانوني -- لا دفتر أرشيف ولا تتبع الاحتفاظ
المقارنة
| الميزة | المجلد المشترك | DMS (Arhivix) |
|---|---|---|
| التنظيم | يدوي (مجلدات) | تلقائي (تصنيف ذكاء اصطناعي) |
| البحث | باسم الملف | بالمحتوى (ذكاء اصطناعي + OCR) |
| التحكم في الوصول | أساسي (NTFS) | RBAC بالأدوار |
| الإصدارات | لا | تلقائي |
| الوصول عن بُعد | VPN (معقد) | متصفح + تطبيق جوال |
| النسخ الاحتياطي | يدوي | تلقائي (موقعان في الاتحاد الأوروبي) |
| دفتر الأرشيف | لا | يُنشأ تلقائيًا |
الخاتمة
المجلدات المشتركة كانت ثورية قبل 20 عامًا. اليوم هي عائق. الشركات التي تنتقل إلى DMS توفر الوقت والمساحة والمال وتنام بشكل أفضل مع العلم أن الوثائق آمنة ومتوافقة قانونيًا.
يستبدل Arhivix خادمك بنظام واحد -- جميع الوثائق وجميع الموظفين وجميع الأجهزة وأمان كامل. الترحيل يستغرق يومًا أو يومين. جرّبه مجانًا لمدة 14 يومًا.
