السيناريو الكلاسيكي
أحدهم ينشئ جدول Excel: "سجل العقود". الأعمدة: رقم العقد، العميل، التاريخ، الانتهاء، موقع الملف. يعمل بشكل رائع في البداية -- 20 صفًا، جدول نظيف.
بعد سنة؟ 500 صف. ثلاث نسخ -- واحدة على الخادم، وواحدة في بريد المدير، وواحدة على حاسوب المحامي المحمول. لا أي منها محدّث.
8 أسباب تجعل Excel غير مناسب لتتبع الوثائق
- لا يوجد رابط بين الجدول والملف -- تكتب الموقع لكن لا تستطيع النقر لفتحه
- نسخ متعددة من الجدول -- من لديه الأحدث؟
- لا أتمتة -- إدخال يدوي لكل وثيقة: 2-3 ساعات/شهر لـ 50 وثيقة
- لا تذكير بالمواعيد النهائية -- العقد ينتهي؟ Excel لن يخبرك
- لا تحكم في الوصول على مستوى الصفوف -- الجميع يرى كل شيء
- لا بحث في المحتوى -- Excel يبحث فقط فيما أدخلته يدويًا
- لا يتوسع -- 5,000 صف يصبح بطيئًا وغير قابل للإدارة
- لا يلبي المتطلبات القانونية -- ليس دفتر أرشيف ولا علامات تصنيف
الخاتمة
Excel ممتاز -- للحسابات والتقارير. لكن لتتبع الوثائق، هو ارتجال يخلق مشاكل أكثر مما يحل.
يستبدل Arhivix جداول Excel الخاصة بك بنظام ذكي يصنف تلقائيًا ويتتبع المواعيد النهائية ويمكّن البحث بالذكاء الاصطناعي. كل ما أدخلته يدويًا يحدث الآن تلقائيًا. جرّبه مجانًا.
