لماذا لا يجب أن يكون التطبيق مؤلمًا
أكبر مخاوف تبني DMS: "كيف سننقل جميع الوثائق؟" و"الموظفون لن يريدوا استخدام النظام الجديد" و"سنتوقف لأسابيع". لا شيء من هذا يجب أن يحدث -- إذا اتبعت العملية الصحيحة.
الخطوة 1: تدقيق الوثائق الموجودة
قبل التطبيق، قم بالجرد: كم عدد الوثائق لديك وأين هي (خادم، بريد، ورق) وأيها مستخدم بنشاط وأيها أرشيفي. يستغرق هذا 1-2 يوم ويعطي صورة واضحة.
الخطوة 2: تحديد البنية
حدد الفئات: فواتير وعقود وموارد بشرية ومشاريع ومراسلات. حدد من لديه وصول لماذا. اضبط فترات الاحتفاظ. DMS يساعد بقوالب محددة مسبقًا لسوقك.
الخطوة 3: إعداد المستخدمين والأدوار
حدد الأدوار: مدير ومحاسب ومدير عام وموظف. كل دور له صلاحيات محددة -- ما يمكنه عرضه وتعديله وحذفه ومشاركته.
الخطوة 4: ترحيل الوثائق
لا ترحّل كل شيء دفعة واحدة. ابدأ بالوثائق الجديدة -- من اليوم كل شيء يذهب إلى DMS. رحّل الوثائق القديمة تدريجيًا حسب الأولوية: العقود النشطة > السنة الحالية > السنوات السابقة.
الخطوة 5: تدريب الموظفين
التدريب لا يحتاج ساعات. إذا كان DMS بديهيًا، 30 دقيقة كافية. المفتاح: أظهر للموظفين كيف يوفر لهم DMS الوقت وليس كم هو معقد.
الخطوة 6: الإطلاق والمتابعة
أول أسبوعين -- دعم مكثف. تتبع من يستخدم النظام ومن لا يستخدمه. حل المشاكل فورًا. بعد شهر واحد -- يصبح النظام روتينًا.
أخطاء التطبيق الشائعة
- محاولة ترحيل جميع الوثائق دفعة واحدة -- يشل الشركة
- عدم التدريب -- الموظفون يعودون للعادات القديمة
- بنية معقدة جدًا -- الأبسط أفضل
- عدم وجود "بطل" في الفريق -- تحتاج شخصًا واحدًا يقود التطبيق
الخاتمة
يُطبّق Arhivix في 1-2 يوم. واجهة بديهية وقوالب محددة مسبقًا والتدريب مشمول. ابدأ بالوثائق الجديدة اليوم -- رحّل القديمة تدريجيًا. جرّبه مجانًا.
