أنواع الوثائق في سجل الأرشيف
سجل الأرشيف هو مجموعة من جميع الوثائق التجارية التي يجب تسجيلها وحفظها بشكل منهجي. يشمل ذلك:
- الوثائق المالية: الفواتير، كشوف الحسابات البنكية، العقود مع الموردين والعملاء.
- وثائق التوظيف: عقود العمل، تسجيل وإلغاء تسجيل الالتزامات، تقارير الأقدمية الوظيفية.
- وثائق الملكية: عقود البيع والشراء والإيجار.
فترة الاحتفاظ بالوثائق
يجب تسجيل الوثائق المدخلة في سجل الأرشيف لفترة الاحتفاظ المناسبة، وفقًا للأحكام القانونية:
| نوع الوثائق | فترة الاحتفاظ |
|---|---|
| الوثائق المالية | 10 سنوات |
| وثائق التوظيف | 50 سنة أو أكثر |
| وثائق الملكية | 20 سنة |
لماذا يُعد إدخال الوثائق بشكل صحيح مهمًا؟
يتيح الإدخال الصحيح للوثائق في سجل الأرشيف:
- وصولًا أسهل إلى المعلومات وتنظيمًا فعالًا.
- الامتثال للمتطلبات القانونية.
- حلًا أبسط للمشاكل المحتملة مع الأرشيف المختص.
مع مراعاة الالتزامات القانونية، يتيح استخدام أدوات الأرشفة الإلكترونية مثل نظام Arhivix إدارة بسيطة للوثائق وتسهيل الوفاء بالمعايير القانونية لتقديم سجل الأرشيف بحلول 2026.
