السجل الأرشيفي 2026: كيفية مسكه بشكل صحيح وتسليمه إلى الأرشيف المختص

ما هو السجل الأرشيفي ومن يلتزم بمسكه

السجل الأرشيفي هو السجل الأساسي لجميع المواد الإدارية التي يحوزها منشئ واحد. وفقا لقانون الأرشيف الوطني الإماراتي ونظام الوثائق والمحفوظات السعودي، يسري التزام مسك السجل الأرشيفي على جميع الأشخاص الاعتباريين والطبيعيين الذين ينتج عن نشاطهم وثائق ذات أهمية دائمة أو طويلة الأمد: الشركات التجارية، أصحاب الأعمال الفردية، الأجهزة الحكومية، المؤسسات العامة، الهيئات، المكاتب القانونية، مكاتب المحاسبة، العيادات الطبية والجمعيات.

بعبارة أخرى، إذا كانت شركتك تصدر فواتير، أو توقع عقودا، أو تمسك سجلات الموارد البشرية، أو تتواصل مع الجهات الحكومية، فأنت ملزم بمسك سجل أرشيفي. لا يهم إن كنت تعمل كشركة ذات مسؤولية محدودة، أو شركة مساهمة، أو مؤسسة فردية أو جمعية. المهم أن تنشأ الوثائق.

ما الذي يجب تسجيله

لا تدخل في السجل الأرشيفي كل وثيقة على حدة، بل الكمية السنوية المنتجة وفق الفئات الواردة في لائحة الأعمال المكتبية لديك. الفئات النموذجية:

• الوثائق المالية: الفواتير، بوالص الشحن، كشوف البنك، تقارير الصندوق، عقود العملاء والموردين، الوثائق المحاسبية.
• وثائق الموارد البشرية: عقود العمل، نماذج التأمينات، سجلات الإجازات السنوية، القرارات، اتفاقيات الإنهاء، ملفات الموظفين.
• الوثائق القانونية والمراسلات: القرارات العامة، النظام الأساسي، اللوائح، القرارات، محاضر الجمعيات العمومية ومجالس الإدارة.
• وثائق الممتلكات: عقود البيع والشراء، عقود الإيجار، وثائق تسجيل المركبات، الشهادات، تراخيص البناء.
• الوثائق القضائية والضريبية: الدعاوى، الأحكام، قرارات هيئة ZATCA، محاضر التفتيش.
• الوثائق الفنية: المشاريع، الشهادات، تقارير الفحص، سجلات البناء (لشركات المقاولات).

صيغة الإدخال: ما الذي تكتبه بالضبط

يحتوي كل قيد في السجل الأرشيفي عادة على:

1. الرقم التسلسلي بشكل مستمر منذ تأسيس الشركة
2. سنة نشأة الوثيقة
3. الرقم من خطة التصنيف (الفئة)
4. المحتوى (وصف موجز: مثلا "الفواتير الصادرة 2024")
5. الكمية (عدد المجلدات أو الملفات أو الصناديق أو الأمتار الطولية)
6. مكان الحفظ (المكتب، المستودع، مزود خارجي)
7. مدة الحفظ بالسنوات
8. الملاحظات (مثلا "تمت رقمنته"، "أتلف عام 2034")

مدد الحفظ حسب الفئات

نوع الوثائق	مدة الحفظ
المالية والمحاسبية	10 سنوات
الرواتب، نماذج التأمينات، ملفات الموظفين	50 سنة أو دائم
عقود العقارات	10 سنوات بعد انتهاء السريان
النظام الأساسي، القرارات العامة، محاضر الجمعيات	دائم
القضايا القضائية	10 سنوات بعد اكتساب الحكم الدرجة القطعية
قرارات التفتيش والقرارات الضريبية	10 سنوات
المراسلات التشغيلية	2 إلى 5 سنوات

التسليم إلى الأرشيف المختص

يمسك السجل الأرشيفي بشكل مستمر، وتسلم نسخة منه إلى الأرشيف الوطني المختص مرة واحدة سنويا، عمليا حتى 30 أبريل عن السنة السابقة. يحدد اختصاص الأرشيف وفق المقر الرئيسي للشركة. أبوظبي مثلا تابعة للأرشيف الوطني الإماراتي، والمناطق الأخرى تتبع الفروع الإقليمية. في السعودية، تشرف هيئة الوثائق والمحفوظات على ذلك.

إلى جانب السجل الأرشيفي، يعد مرة واحدة سنويا أيضا اقتراح بإتلاف المواد الإدارية عديمة القيمة (المواد التي انتهت مدة حفظها). لا يجرى الإتلاف إلا بموافقة الأرشيف، ولا يجرى أبدا بشكل منفرد.

السجل الأرشيفي الإلكتروني (منذ 2024)

بتعديلات القانون لعام 2023، تساوى السجل الأرشيفي الإلكتروني قانونيا مع الورقي. يعني هذا أنه يمكنك مسكه في برنامج، وحفظه موقعا رقميا، وتسليمه إلى الأرشيف بشكل إلكتروني (XML، PDF/A موقع بتوقيع إلكتروني مؤهل). يقبل معظم الأرشيف المختص في الإمارات والسعودية الاستلام الإلكتروني منذ 2026، وبعضها يقبله بالفعل.

مزايا الإلكتروني: صفر فقدان (لا يمكن أن يفقد السجل أو يتلف كما هو الحال مع الورقي)، الجرد الأوتوماتيكي عند إدخال الوثيقة في نظام DMS، إمكانية البحث بدلا من تقليب الصفحات، مدة الإتلاف الأوتوماتيكية المحسوبة لكل قيد.

الغرامات على المسك غير الصحيح

يمارس الرقابة على المواد الأرشيفية الأرشيف الوطني المختص. الغرامات المنصوص عليها في القانون: للشخص الاعتباري من 10.000 إلى 500.000 درهم/ريال على عدم مسك السجل الأرشيفي، أو الإدخال غير المنتظم، أو خطة التصنيف غير المتوافقة، أو إتلاف المواد بشكل منفرد دون موافقة. للمسؤول في الشخص الاعتباري، إضافة من 1.000 إلى 50.000 درهم/ريال. تظهر الممارسة أن الغرامات تفرض غالبا بعد بلاغ (مثلا من موظف سابق في نزاع) أو في إطار التفتيش الضريبي.

الأخطاء الأكثر شيوعا في الممارسة

• عدم وجود خطة تصنيف: يمسك السجل الأرشيفي "بالعين" دون أساس في لائحة الأعمال المكتبية. التفتيش يلاحظ ذلك فورا.
• قيود بدون مدد: يسجل ما هو موجود لكن لا يشار إلى متى يحفظ. النتيجة: لا يتم الإتلاف أبدا، ويكبر الأرشيف بلا حدود.
• الإتلاف الذاتي: الشركة "نظفت المستودع" لأن الوثائق أقدم من 10 سنوات. دون موافقة الأرشيف، هذه مخالفة، حتى لو انقضت المدة فعلا.
• خلط المواد النشطة والأرشيفية: لا تدخل وثائق السنة الجارية في السجل الأرشيفي (تمسك من خلال سجل الوارد والصادر). تدخل في السجل الأرشيفي فقط بعد إغلاق السنة.
• التسليم المنسي: الشركة تمسك السجل بانتظام، لكن لا تسلم نسخة إلى الأرشيف. التزام التسليم منفصل عن التزام المسك.