Dropbox: من التخزين السحابي إلى أداة أعمال؟
كان Dropbox رائدًا في التخزين السحابي. يعتمد عليه ملايين المستخدمين لمزامنة الملفات بين الأجهزة ومشاركتها مع الزملاء. أضاف Dropbox Business وDropbox Advanced ميزات للفرق، لكن البنية الأساسية تبقى كما هي -- إنه نظام تخزين ملفات وليس نظام إدارة وثائق.
للشركات ذات متطلبات الاحتفاظ القانونية والالتزامات التنظيمية أو أحجام الوثائق الكبيرة، Dropbox ببساطة لا يكفي.
8 قيود في Dropbox للاستخدام التجاري
1. لا تصنيف للوثائق
يخزن Dropbox الملفات في مجلدات -- تمامًا مثل القرص الصلب المحلي، فقط في السحابة. لا يميز الفاتورة من العقد أو إشعار التسليم من عرض الأسعار. نظام DMS يصنف الوثائق تلقائيًا حسب النوع والعميل والتاريخ والفئة -- دون فرز يدوي.
2. البحث محدود بأسماء الملفات
يمتلك Dropbox Professional بحثًا ذكيًا، لكنه يعمل فقط لصيغ معينة. لملفات PDF الممسوحة ضوئيًا وصور الفواتير وصور الوثائق -- البحث لا يعمل. نظام DMS بتقنية OCR وبحث بالذكاء الاصطناعي يجد النص داخل كل وثيقة، حتى في المسح الضوئي منخفض الجودة.
3. لا فترات احتفاظ بالوثائق
لا يعرف Dropbox أن الفاتورة يجب حفظها 10 سنوات أو أن عقد العمل يجب تخزينه بشكل دائم. لا توجد تنبيهات تلقائية عند اقتراب المواعيد. نظام DMS يتتبع فترات الاحتفاظ تلقائيًا وفقًا للوائح المعمول بها.
4. التحكم في الوصول بسيط جدًا
يمتلك Dropbox مشاركة على مستوى المجلد والملف، لكن للشركات متعددة الأقسام، يصبح هذا فوضويًا سريعًا. نظام DMS لديه تحكم بالوصول قائم على الأدوار (RBAC) -- حدد الأدوار (محاسب، مدير، مسؤول مستودع) ويُعين الوصول تلقائيًا.
5. لا سير عمل للموافقات
عندما يحتاج المدير للموافقة على أمر شراء، في Dropbox ترسل رابطًا عبر Slack وتنتظر. نظام DMS لديه سير عمل مدمج -- الوثائق تذهب تلقائيًا للشخص المسؤول للموافقة، مع إشعارات ومواعيد نهائية وتصعيد إذا لم يكن هناك رد.
6. لا توقيعات إلكترونية مدمجة
استحوذ Dropbox على HelloSign (الآن Dropbox Sign)، لكنه منتج منفصل باشتراك منفصل. نظام DMS لديه توقيعات إلكترونية متكاملة في سير عمل الوثائق -- وقّع الوثائق مباشرة من النظام دون التبديل بين الأدوات.
7. لا سجل أرشيف
للشركات في القطاعات المنظمة، الاحتفاظ بسجل الأرشيف غالبًا ما يكون متطلبًا قانونيًا. Dropbox لا يعرف ما هو سجل الأرشيف. نظام DMS ينشئ ويحتفظ بسجلات الأرشيف تلقائيًا وفقًا للوائح.
8. المزامنة تخلق تعارضات في الإصدارات
صُمم Dropbox للمزامنة -- لكن عندما يحرر موظفان نفس الملف في وقت واحد، تنشأ تعارضات. ينشئ Dropbox نسخًا بلواحق مثل "(1)" و"(2)" وتبدأ الفوضى. نظام DMS لديه تحكم بالإصدارات مع إيداع/سحب -- شخص واحد فقط يمكنه تحرير الوثيقة في وقت واحد.
Dropbox مقابل DMS: جدول المقارنة
| الميزة | Dropbox Business | DMS (Arhivix) |
|---|---|---|
| تصنيف الوثائق | يدوي (مجلدات) | تلقائي (ذكاء اصطناعي) |
| بحث PDF/المسح الضوئي | محدود | OCR + بحث بالذكاء الاصطناعي |
| فترات الاحتفاظ | لا | تلقائي |
| التحكم بالوصول | حسب المجلد/الملف | قائم على الأدوار (RBAC) |
| سير عمل الموافقات | لا | نعم، مع تصعيد |
| التوقيعات الإلكترونية | منتج منفصل | مدمج |
| سجل الأرشيف | لا | تلقائي |
| سجل التدقيق | أساسي | مفصل |
متى يكون Dropbox كافيًا؟
Dropbox أداة ممتازة لـ:
- المستقلين والفرق الصغيرة التي تشارك الملفات
- الوكالات الإبداعية التي تتبادل ملفات كبيرة (فيديو، تصميم)
- الاستخدام الشخصي -- مزامنة الصور والوثائق
لكن للشركات ذات الالتزامات القانونية وأحجام الوثائق الكبيرة أو احتياجات الأتمتة -- Dropbox ليس الحل.
كيفية الانتقال من Dropbox إلى نظام DMS
- جرد وثائقك -- ماذا لديك في Dropbox وما الذي يجب الاحتفاظ به؟
- حدد الفئات -- فواتير، عقود، وثائق الموارد البشرية
- انتقل تدريجيًا -- ابدأ بالوثائق الأكثر أهمية
- أتمت من اليوم الأول -- دع الذكاء الاصطناعي يصنف الوثائق الجديدة
الخاتمة
Dropbox ممتاز فيما صُمم من أجله -- مشاركة الملفات والمزامنة. لكن عندما تحتاج تصنيفًا وفترات احتفاظ وتوقيعات إلكترونية وسير عمل وسجلات تدقيق -- تحتاج نظام DMS.
يجمع Arhivix بين بساطة Dropbox وقوة نظام DMS حقيقي -- كل ما تحتاجه للامتثال وإدارة الوثائق بكفاءة.
