تزداد أهمية الأرشفة الإلكترونية للوثائق في الأعمال التجارية، خاصة بسبب الالتزامات القانونية الجديدة مثل تقديم سجل الأرشيف في 2025. مع أصبحت الأرشفة الإلكترونية إلزامية، من الضروري فهم الفرق بين الوثائق الإلكترونية والمرقمنة.
ما هي الوثيقة الإلكترونية؟
الوثيقة الإلكترونية هي سجل تم إنشاؤه مباشرة بصيغة رقمية ويمكن أن يكون:
- فاتورة إلكترونية
- عقد موقع رقميًا
- وثيقة مُنشأة في برنامج الأرشفة الإلكترونية
وفقًا لقانون الوثائق الإلكترونية والتعريف الإلكتروني وخدمات الثقة في الأعمال الإلكترونية، تُعرّف الوثيقة الإلكترونية بأنها "مجموعة بيانات مكونة من أحرف وأرقام ورموز ومواد رسومية وصوتية ومرئية، بشكل إلكتروني".
مزايا أرشفة الوثائق الإلكترونية:
- تقليل تكاليف الورق والطباعة
- بحث ومشاركة سريعة
- أمان قانوني أكبر مع التوقيعات الرقمية والتشفير
ما هي الوثيقة المرقمنة؟
الوثيقة المرقمنة هي وثيقة ورقية تم تحويلها إلى صيغة رقمية. مثل الفواتير الممسوحة ضوئيًا أو النسخ الرقمية من العقود.
أهمية الرقمنة للأرشفة الإلزامية للوثائق:
تتيح الرقمنة تنظيمًا أفضل للمواد الأرشيفية وتسهل الوفاء بالالتزامات القانونية، مثل تقديم سجل الأرشيف.
الفروق الرئيسية بين الوثائق الإلكترونية والمرقمنة
| الخاصية | الوثيقة الإلكترونية | الوثيقة المرقمنة |
|---|---|---|
| الأصل | مُنشأة رقميًا | محوّلة من الورق |
| الاستخدام | مثالية للعمليات التجارية الجديدة | أرشفة السجلات القديمة |
| الصلاحية القانونية | قوة قانونية أكبر مع التوقيع الرقمي | تعتمد على إجراء الرقمنة |
كيف تختار الاستراتيجية الصحيحة للأرشفة الإلكترونية؟
يجب أن تجمع استراتيجيتك بين كلا النهجين. الأرشفة الإلكترونية مثالية للوثائق الجديدة، بينما تساعد الرقمنة في تنظيم الأرشيفات الحالية وتسهل تقديم سجل الأرشيف في 2025.
فهم الفروق بين الوثائق الإلكترونية والمرقمنة هو مفتاح الإدارة الناجحة للأرشيف. إذا كنت تخطط لتحويل السجلات الورقية، راجع دليل رقمنة الوثائق. على الرغم من أنه قد يبدو معقدًا، مع Arhivix، يمكنك بسهولة تنفيذ حلول الأرشفة الإلكترونية ومواءمة عملك مع المتطلبات القانونية.
