1. felelem: "Tobb ezer dokumentumunk van"
Minden vallalkozas, amely DMS bevezeteset fontolgatja, ugyanattol fel: "Hogyan visszuk at az osszes dokumentumot a szerverrol, e-mailbol, iratszekreknyekbol?" A valasz: nem kell egyszerre mindent megtennie.
1. lepes: A meglevo dokumentumok leltarazasa
A migracio elott vegezzen leltart:
- Hany dokumentum van osszesen (becslees mappank)?
- Hol vannak: megosztott meghajton, e-mailben, pappiron, felhoben?
- Milyen formatumban: PDF, Word, Excel, beolvasott?
- Melyek aktivan hasznaltak es melyek archivalisak?
2. lepes: Rangsorolas
- Uj dokumentumok (azonnal): Az elso naptol minden uj a DMS-be kerul
- Aktiv dokumentumok (1-2. het): Aktiv szerzdesek, aktualis projektek
- Jogilag kotelezod (2-4. het): Adodokumentacio, HR-fajlok
- Archivumok (2-3. honap): Regebbi dokumentacio, prioritas szerint
3. lepes: Kotegelt feltoltes
Nagy mennyisegeknel — huzza es ejtse be a teljes mappakat. A DMS megoriizi a meglevo mappastruktuurat es automatikusan alkalmaz OCR-t a beolvasott dokumentumokra.
4. lepes: AI-cimkezes
Az AI automatikusan felismeri a dokumentum tipusat, datumat es az erintett feleket. A metaadatok automatikusan hozzaadodnak — On csak ellenorzi es javitja az esetleges hibakat.
5. lepes: Parhuzamos mukodes
A migracio alatt — a regi es az uj rendszer parhuzamosann mukodik. Az uj dokumentumok a DMS-be kerulnek. A regieket fokozatosan viszi at. Amikor minden migraalva van — a regi rendszert leallitja.
Idovonal
| Fazis | Idotartam |
|---|---|
| Elokeszites es leltarazas | 1-2 nap |
| DMS beallitas | 1 nap |
| Aktiv dokumentumok migralasa | 1-2 het |
| Parhuzamos mukodes | 2-4 het |
| Teljes migracio | 1-3 honap |
Kovetkeztetesek
Az Arhivix-ra valo atallas nem jelenti a mukodesek megzavarasat. Kezdje ma az uj dokumentumokkal, a regieket fokozatosan vigye at. Kotegelt feltoltes, AI-cimkezes es OCR fajdalommentesse teszi a folyamatot. Probalja ki ingyenesen.
