A klasszikus szcenario
Valaki letrehoz egy Excel-tablazatot: "Szerzodesnyilvantartas." Oszlopok: szerzodessszam, ugyfel, datum, lejarati ido, fajl helye. Eleinte remekul mukodik — 20 sor, tiszta tablazat.
Egy evvel kesobb? 500 sor. Harom verzio — egy a szerveren, egy az igazgato e-mailjeiben, egy az ugyvedno laptopjan. Egyik sem aktualis.
8 ok, amiert az Excel nem alkalmas dokumentumnyilvantartasra
- Nincs kapcsolat a tablazat es a fajl kozott — beirja a helyet, de nem tudja megnyitni kattintassal
- Tobb tablazatverzio — kinel van a legfrissebb?
- Nincs automatizalas — kezzi bevitel minden dokumentumnal: havi 2-3 ora 50 dokumentumra
- Nincsenek hatarido-emlekeztetok — lejar a szerzodes? Az Excel nem szol
- Nincs sor szintu hozzaferes-vezerles — mindenki mindent lat
- Nincs tartalomkereses — az Excel csak azt keresi, amit On kezileg beirt
- Nem skalazodik — 5000 sor mar lassu es kezelhetetlen
- Nem felel meg a jogi kovetelmenyeknek — nem archiv konyv, nincsenek besorolasi jelzesek
Kovetkeztetesek
Az Excel kivaloan alkalmas szamitasokra es jelentesekre. De dokumentumnyilvantartashoz egy olyan improvizacio, amely tobb problemat okoz, mint amennyit megold.
Az Arhivix intelligens rendszerrel valtja fel az On Excel-tablazatait, amely automatikusan kategorizal, hatarideokat kovet, es AI-keresest tesz lehetove. Minden, amit eddig kezileg irt be, most automatikusan tortenik. Probalja ki ingyenesen.
