Miert nem kell fajdalmasnak lennie a bevezetesnek
A legnagyobb felelem a DMS elfogadasaval kapcsolatban: "Hogyan visszuk at az osszes dokumentumot?", "Az alkalmazottak nem fogjak akarni hasznalni az uj rendszert", "Hetekre megbenulunk". Ezek egyikenek sem kell igaznak lennie — ha a megfelelo folyamatot koveti.
1. lepes: A meglevo dokumentacio felmerese
A bevezetes elott vegezzen leltart: hany dokumentuma van, hol vannak (szerver, e-mail, papir), melyeket hasznaljak aktivan, melyek archivalisak. Ez 1-2 napot vesz igenybe es vilagos kepet ad.
2. lepes: Struktura meghatarozasa
Hatarozza meg a kategoriakat: szamlak, szerzdesek, HR, projektek, levellezes. Hatarozza meg, ki mihez fer hozza. Allitsa be a megorzesi idoket. A DMS eloredefinnialt sablonokkal segit az On piacahoz.
3. lepes: Felhasznalok es szerepek beallitasa
Hatarozza meg a szerepeket: adminisztrator, konyvelo, igazgato, alkalmazott. Minden szerepnek meghatarozott jogosultsagai vannak — mit lathatnak, szerkeszthetnek, torolhetnek, oszthatnak meg.
4. lepes: Dokumentummiegraciog
Ne migraaljon mindent egyszerre. Kezdje az uj dokumentumokkal — matol minden a DMS-be kerul. A regi dokumentumokat fokozatosan vigye at, prioritas szerint: aktiv szerzdesek > aktualis ev > elozo evek.
5. lepes: Alkalmazottak kepzese
A kepzesnek nem kell orakig tartania. Ha a DMS intuitiv, 30 perc elegseges. A lenyeg: mutassa meg az alkalmazottaknak, hogyan takarit meg nekik idot a DMS, ne azt, milyen bonyolult.
6. lepes: Inditaas es monitorozas
Az elso 2 het — intenziv tamogatas. Kovesse nyomon, ki hasznalja a rendszert es ki nem. Oldja meg a problemakat azonnal. Egy honap utan — a rendszer rutinna valik.
Gyakori bevezetesi hibak
- Minden dokumentum egyszerre torteno migralasaannak kiseerlete — megbenitja a vallalkozast
- Nincs kepzes — az alkalmazottak visszaternek a regi szokasokhoz
- Tul bonyolult struktura — az egyszeerubbb jobb
- Nincs "bajnok" a csapatban — szukseg van egy emberre, aki hajtja a bevezetest
Kovetkeztetesek
Az Arhivix 1-2 nap alatt bevezetheto. Intuitiv felulet, eloredefinalt sablonok, kepzes mellekelve. Kezdje ma az uj dokumentumokkal — a regieket fokozatosan vigye at. Probalja ki ingyenesen.
