Лавината от документи при въвеждане
Всеки нов служител генерира купчина документи: подписан трудов договор, копия за проверка на самоличността, данъчни формуляри, записване за социални придобивки, банкови данни, споразумение за неразкриване, формуляр за контакт при спешни случаи, потвърждение за обучение по безопасност. За компания, наемаща 50 души годишно, това са 400+ документа, които трябва да се обработят, проверят, архивират и достъпват — за целия период на заетост на всеки нает и често години след това.
87% от работодателите в световен мащаб вече използват AI в поне един аспект на наемане — но в момента, в който писмото с оферта е подписано, процесът се връща към хартия и ръчно архивиране. Пролуката между дигиталния подбор и въвеждането, базирано на хартия, е мястото, където документите се губят, крайните срокове се пропускат и се появяват пропуски в съответствието.
Наследените личен файлове: Нетърсимият архив
Повечето компании разполагат с години служебни записи, съхранени като сканирани изображения PDF — личен файлове, дисциплинарни записи, сертификати за обучение, оценки на изпълнението. Тези архиви са напълно нетърсими. Намирането на конкретен сертификат за обучение на служител от 2019 изисква да знаете точно в коя папка е — или да преглеждате всеки файл в личния папка, докато го намерите.
Какво трябва да обработва HR OCR
- Документи за самоличност — паспорти, национални документи за самоличност, разрешения за работа с разнообразни формати
- Подписани договори — мокри подписи на отпечатани документи, често частично написани на ръка
- Данъчни и ведомостни формуляри — издадени от правителството формуляри с конкретни оформления на полета
- Сертификати за обучение — от множество доставчици в различни формати
- Медицински разрешения — предварителни здравни декларации с чувствителна информация
Сложността на съхранението
HR документите имат едни от най-сложните изисквания за съхранение: трудовите договори трябва да се съхраняват за периода на заетост плюс законоустановени години след заетостта, ведомостните записи до 50 години в някои юрисдикции, записите за обучение за периоди на регулаторно съответствие, и медицинските записи с специални правила за защита на данните. Управлението на тези припокриващи се периоди на съхранение ръчно е склонно към грешки и рисково.
Как Arhivix обработва HR документи
Arhivix обработва HR документи чрез OCR с AI класификация, идентифицираща типовете документи и извличаща ключови данни — дати на договори, имена на служители, детайли за сертификати и дати на изтичане. Автоматизираните политики за съхранение обработват сложността на специфичните за HR периоди на съхранение. Всички данни са криптирани с AES-256 на AWS S3, с контрол на достъп по документ.
