انهيار ورق التأهيل
كل موظف جديد يولّد كومة من الوثائق: عقد العمل الموقّع ونسخ التحقق من الهوية ونماذج الضرائب وتسجيل المزايا وبيانات البنك واتفاقية عدم الإفصاح ونموذج بيانات الاتصال في حالات الطوارئ وإقرار التدريب على السلامة. لشركة تؤجّر 50 شخصًا سنويًا، هذا أكثر من 400 وثيقة يجب معالجتها والتحقق منها وأرشفتها وإتاحتها — لكل موظف خلال كامل فترة توظيفه وغالبًا سنوات بعد ذلك.
87% من أصحاب العمل عالميًا يستخدمون الذكاء الاصطناعي الآن في جانب واحد على الأقل من التوظيف — لكن في اللحظة التي يُوقَّع فيها خطاب العرض، تعود العملية إلى الورق والأرشفة اليدوية.
ملفات الموظفين القديمة: الأرشيف غير القابل للبحث
معظم الشركات لديها سنوات من سجلات الموظفين المخزنة كـ PDFs صور — ملفات الموظفين وسجلات التأديب وشهادات التدريب وتقييمات الأداء. هذه الأرشيفات غير قابلة للبحث تمامًا. إيجاد شهادة تدريب موظف محدد من 2019 يتطلب معرفة المجلد الذي هي فيه بالضبط.
ما يجب أن يتعامل معه OCR الموارد البشرية
- وثائق الهوية — جوازات السفر والبطاقات الوطنية وتصاريح العمل بتنسيقات متنوعة
- العقود الموقّعة — توقيعات حبر على وثائق مطبوعة، مكتوبة جزئيًا بخط اليد
- نماذج الضرائب والرواتب — نماذج حكومية بتخطيطات حقل محددة
- شهادات التدريب — من مقدمين متعددين بتنسيقات مختلفة
- التصاريح الطبية — إعلانات الصحة قبل التوظيف بمعلومات حساسة
تعقيد الاحتفاظ
وثائق الموارد البشرية لديها بعض أكثر متطلبات الاحتفاظ تعقيدًا: يجب الاحتفاظ بعقود العمل لفترة التوظيف بالإضافة إلى السنوات القانونية بعد التوظيف، وسجلات الرواتب لمدة تصل إلى 50 سنة في بعض الولايات القضائية، وسجلات التدريب لفترات الامتثال التنظيمي، والسجلات الطبية بقواعد حماية بيانات خاصة.
كيف تتعامل Arhivix مع وثائق الموارد البشرية
تعالج Arhivix وثائق الموارد البشرية من خلال OCR مع تصنيف الذكاء الاصطناعي الذي يحدد أنواع الوثائق ويستخرج البيانات الرئيسية — تواريخ العقود وأسماء الموظفين وتفاصيل الشهادات وتواريخ الانتهاء. تتعامل سياسات الاحتفاظ الآلية مع تعقيد فترات الاحتفاظ الخاصة بالموارد البشرية. جميع البيانات مشفرة بـ AES-256 على AWS S3.
