مع إدخال اللوائح القانونية الجديدة، يُطلب من الشركات التكيف والامتثال للقواعد المتعلقة بالأرشفة الإلكترونية وإدارة الوثائق. أحد الأسئلة الرئيسية التي تطرحها الشركات هو: هل من الضروري إنشاء لائحة جديدة لإدارة المكاتب للامتثال لقانون أرشفة الوثائق الجديد؟
ما الذي يتغير مع القانون الجديد؟
يتطلب قانون أرشفة الوثائق الإلزامي الجديد من الشركات توفير أساس قانوني لتخزين وحماية واستخدام المواد الأرشيفية. هذا يعني:
- مواءمة إجراءات العمل مع المعايير القانونية الجديدة.
- تنفيذ معايير الأرشفة الإلكترونية وحماية البيانات.
هل اللائحة الجديدة إلزامية؟
إذا كان لدى شركتك بالفعل لائحة لإدارة المكاتب، فقد لا يكون من الضروري اعتماد لائحة جديدة تمامًا. ومع ذلك، قد يكون من الضروري تكييف اللائحة الحالية للامتثال للتشريع الجديد، خاصة فيما يتعلق بـ:
- أرشفة الوثائق الإلكترونية.
- أمان البيانات وحمايتها.
- التزامات تقديم سجل الأرشيف في 2025.
فوائد اللوائح الجديدة
يتيح إنشاء لائحة جديدة أو تكييف لائحة حالية:
- توجيه الموظفين في إدارة الوثائق بشكل صحيح.
- تقسيم واضح للمسؤوليات المتعلقة بالمواد الأرشيفية.
- الامتثال للوائح القانونية، وبالتالي تجنب العواقب القانونية المحتملة.
تكييف أو إنشاء لائحة جديدة لإدارة المكاتب أمر أساسي لإدارة الوثائق التجارية بكفاءة. باستخدام أدوات الأرشفة الإلكترونية مثل Arhivix، يمكنك ضمان امتثال عملك للمعايير القانونية والموعد النهائي لتقديم سجل الأرشيف في 2025.
