ما هي لائحة حماية المواد التسجيلية؟
لائحة حماية المواد التسجيلية والمواد الأرشيفية هي عمل داخلي يجب على كل كيان قانوني ورائد أعمال في صربيا اعتماده. تحدد هذه الوثيقة كيفية تنظيم الشركة لوثائقها وتخزينها وحمايتها وإدارتها -- من الإنشاء إلى الإتلاف أو النقل إلى الأرشيف.
يُنص على الالتزام باعتماد اللائحة في المادة 10 من قانون المواد الأرشيفية والأنشطة الأرشيفية ("الجريدة الرسمية لجمهورية صربيا"، رقم 6/2020).
من يجب أن يمتلك هذه اللائحة؟
- جميع الكيانات القانونية (ش.ذ.م.م، شركات مساهمة، مؤسسات عامة)
- رواد الأعمال
- المؤسسات والهيئات الحكومية
- الجمعيات والمؤسسات
- المدارس والمستشفيات والمؤسسات الثقافية
أساسًا -- أي شخص ينشئ أو يمتلك وثائق كجزء من نشاطه.
ماذا يجب أن تتضمن اللائحة؟
1. أحكام عامة
تعريف الموضوع والأساس القانوني والمصطلحات (المواد التسجيلية، المواد الأرشيفية، علامة التصنيف).
2. طرق حفظ السجلات والتصنيف
كيفية استلام الوثائق وتسجيلها وتصنيفها وفرزها حسب الفئات. إشارة إلى قائمة فئات المواد التسجيلية.
3. التخزين والحماية
- ظروف التخزين (درجة الحرارة، الرطوبة، الحماية من الحريق)
- الحماية المادية (غرفة مقفلة، أرفف، مجلدات)
- الحماية الرقمية (النسخ الاحتياطي، التشفير، التحكم في الوصول)
4. الأشخاص المسؤولون
تعيين الشخص المسؤول عن حماية المواد التسجيلية. يتطلب القانون من كل شركة تعيين هذا الشخص رسميًا.
5. فترات الاحتفاظ
إشارة إلى قائمة الفئات مع فترات الاحتفاظ.
6. إجراء الإتلاف
إجراء إتلاف الوثائق منتهية فترة الاحتفاظ -- بما في ذلك الالتزام بالحصول على موافقة الأرشيف المختص.
7. نقل المواد الأرشيفية
إجراء نقل الوثائق ذات القيمة الدائمة إلى الأرشيف المختص (إلزامي بعد 30 سنة أو عند إغلاق الشركة).
8. أحكام انتقالية وختامية
تاريخ السريان والالتزام بإطلاع الموظفين على أحكام اللائحة.
كيفية اعتماد اللائحة
- صياغة الوثيقة بناءً على المتطلبات القانونية وخصوصيات شركتك
- تخصيصها لنشاطك -- شركة تكنولوجيا المعلومات وشركة البناء لديهما أنواع وثائق مختلفة
- يعتمد المدير اللائحة بقرار
- إبلاغ الموظفين بأحكام اللائحة
- الاحتفاظ باللائحة وإتاحتها للأرشيف المختص عند الطلب
الارتباط بالالتزامات الأخرى
اللائحة جزء من نظام حماية الوثائق الأوسع الذي يشمل:
- قائمة فئات المواد التسجيلية -- التصنيف وفترات الاحتفاظ
- دفتر الأرشيف -- سجلات الوثائق السنوية
- تعيين الشخص المسؤول -- عمل رسمي
جميع هذه الوثائق معًا تشكل حماية قانونية كاملة لوثائقك.
غرامات عدم وجود لائحة
إذا قرر التفتيش الأرشيفي أن الشركة لا تملك لائحة معتمدة، فإن الغرامات هي:
- الكيانات القانونية: 50,000 -- 2,000,000 دينار صربي
- الأشخاص المسؤولون: 5,000 -- 150,000 دينار صربي
الخاتمة
لائحة حماية المواد التسجيلية ليست شكلية -- إنها أساس نظام إدارة الوثائق بأكمله في شركتك. بدونها تفتقر جميع الالتزامات الأخرى (دفتر الأرشيف، قائمة الفئات، الإتلاف) إلى إطار قانوني.
يساعدك Arhivix على تنفيذ كل ما تنص عليه اللائحة -- من التصنيف والتخزين إلى التتبع التلقائي لفترات الاحتفاظ وإنشاء دفتر الأرشيف. جرّبه مجانًا.
