معضلة التخزين السحابي: Google Drive أم Dropbox أم OneDrive؟
عندما تفكر شركة في الوثائق في السحابة، عادة ما تختار بين ثلاثة خيارات: Google Drive أو Dropbox أو OneDrive. لكل منها مزايا، لكن جميعها تشترك في نفس المشكلة الأساسية -- صُممت لتخزين الملفات وليس لإدارة الوثائق.
في هذا المقال، نقارن الخدمات الثلاث مع نظام DMS متخصص ونوضح لماذا لا يمكن لأي تخزين سحابي استبدال نظام DMS حقيقي.
ما الفرق بين التخزين السحابي ونظام DMS؟
التخزين السحابي (Google Drive، Dropbox، OneDrive) هو قرص صلب رقمي في السحابة. تخزن الملفات وتنظمها في مجلدات وتشاركها مع الزملاء.
DMS (نظام إدارة الوثائق) هو نظام يفهم ما هي وثائقك. يصنفها ويتتبع فترات الاحتفاظ ويضمن الامتثال التنظيمي ويتيح التوقيعات الإلكترونية وينشئ سجلات الأرشيف.
الفرق مثل الرف مقابل المكتبة -- الرف يخزن الكتب، والمكتبة تفهرسها وتحفظها وتجعلها قابلة للبحث وتعيرها وفق قواعد.
Google Drive وDropbox وOneDrive: ما ينقص كلًا منها
Google Drive -- بسيط لكن سطحي
- الميزة: مجاني حتى 15 جيجابايت، متكامل مع Gmail وGoogle Workspace
- ينقصه: OCR للوثائق الممسوحة ضوئيًا، فترات الاحتفاظ، التوقيعات الإلكترونية، سجل الأرشيف
- المشكلة: البحث لا يعمل لملفات PDF والوثائق الممسوحة ضوئيًا
Dropbox -- جيد للمشاركة، سيء للإدارة
- الميزة: مزامنة سريعة، تطبيق سطح مكتب ممتاز
- ينقصه: تصنيف الوثائق، سير العمل، ميزات الامتثال التنظيمي
- المشكلة: تعارضات المزامنة عندما يحرر عدة أشخاص نفس الملف
OneDrive -- جزء من نظام Microsoft لكن لا يكفي وحده
- الميزة: تكامل عميق مع تطبيقات Office
- ينقصه: التصنيف التلقائي (بدون SharePoint)، اللوائح المحلية
- المشكلة: لوظائف DMS تحتاج SharePoint -- تعقيد وتكلفة إضافية
مقارنة جنبًا إلى جنب: السحابة مقابل DMS
| الميزة | Google Drive | Dropbox | OneDrive | DMS (Arhivix) |
|---|---|---|---|---|
| خطة مجانية | 15 جيجابايت | 2 جيجابايت | 5 جيجابايت | مستوى مجاني |
| بحث OCR | محدود | لا | لا | نعم (ذكاء اصطناعي) |
| تصنيف تلقائي | لا | لا | لا* | نعم |
| فترات الاحتفاظ | لا | لا | لا* | نعم |
| توقيعات إلكترونية | إضافة | Dropbox Sign | إضافة | مدمج |
| سير عمل الموافقات | لا | لا | لا* | نعم |
| سجل الأرشيف | لا | لا | لا | نعم |
| سجل التدقيق | أساسي | أساسي | أساسي | مفصل |
| الامتثال التنظيمي | لا | لا | لا | نعم |
* متاح مع ترخيص SharePoint Premium/E5 مع تكوين إضافي
5 علامات تدل على أنك تحتاج الانتقال إلى DMS
1. لديك أكثر من 1,000 وثيقة
عندما يصل عمق هيكل المجلدات لأكثر من 5 مستويات، لا يمكن لأي تخزين سحابي مساعدتك في العثور على وثيقة بسرعة. نظام DMS بالبحث بالذكاء الاصطناعي يجد الوثائق في ثوانٍ -- بغض النظر عن مكان تخزينها.
2. لديك متطلبات احتفاظ قانونية
الفواتير 10 سنوات، وثائق الموارد البشرية بشكل دائم، العقود 5 سنوات بعد الانتهاء. لا تخزين سحابي يتتبع هذه المواعيد تلقائيًا. نظام DMS ينبهك قبل انتهاء المواعيد ويمنع الحذف العرضي.
3. تواجه عمليات تدقيق أو تفتيش
عندما يطلب مفتش ضريبي جميع فواتير المورد X للفترة Y -- في التخزين السحابي، هذا بحث يدوي. نظام DMS ينشئ التقرير في 30 ثانية.
4. أكثر من 10 موظفين يعملون مع الوثائق
التحكم بالوصول في التخزين السحابي يصبح غير عملي مع نمو الفرق. نظام DMS بـ RBAC يدير الوصول تلقائيًا حسب الدور.
5. تحتاج توقيعات إلكترونية وإشعارات تسليم
التخزين السحابي لا يملك توقيعات إلكترونية مدمجة أو إنشاء إشعارات تسليم. نظام DMS يدمج كليهما في سير عمل موحد.
الخاتمة: التخزين السحابي لا يساوي DMS
Google Drive وDropbox وOneDrive أدوات ممتازة -- لما صُممت من أجله. لكن أيًا منها لم يُبنَ لإدارة الوثائق التجارية وفق اللوائح.
إذا كنت تحتاج تصنيفًا وفترات احتفاظ وتوقيعات إلكترونية وسير عمل وسجلات أرشيف وسجلات تدقيق -- تحتاج نظام DMS.
Arhivix هو نظام DMS الذي يجمع بين بساطة التخزين السحابي وجميع الميزات التي يحتاجها عملك فعلًا. جرّبه مجانًا وشاهد الفرق.
