المشكلة: عقود بدون رقابة
لدى الشركة المتوسطة مئات العقود النشطة: مع العملاء والموردين والموظفين والملّاك وشركات التأمين. كل عقد له مواعيد نهائية -- تاريخ الانتهاء وموعد التجديد وفترة إشعار الإنهاء وشروط الدفع.
عندما لا يتتبع أحد هذه المواعيد: العقود تتجدد تلقائيًا (عندما كنت تريد الإنهاء) والمدفوعات تتأخر (غرامات) والضمانات تنتهي (ولم تقدم مطالبة).
ما تكلفة تفويت موعد نهائي؟
- تجديد تلقائي لعقد إيجار لمساحة لم تعد تستخدمها -- 12 شهرًا × الإيجار
- انتهاء تأمين المركبة دون تجديد -- السائق والشركة مسؤولان
- تفويت موعد المطالبة بالضمان -- تفقد الحق في الضمان
- تأخر السداد حسب شروط العقد -- غرامات وفوائد
حل DMS لإدارة العقود
تذكيرات تلقائية
اضبط تذكيرات قبل 90 و60 و30 يومًا من انتهاء كل عقد. DMS يرسل إشعارات للأشخاص المسؤولين -- عبر البريد وداخل التطبيق وإشعارات فورية.
التحكم في الإصدارات
التعديلات والملاحق والتغييرات -- كلها مرتبطة بالعقد الأصلي. سجل تغييرات كامل بالتواريخ والمؤلفين.
بحث مشروط
"أرني جميع العقود المنتهية في الـ 60 يومًا القادمة" -- نقرة واحدة. "جميع العقود مع المورد X" -- نقرة أخرى. بحث الذكاء الاصطناعي يفهم السياق.
الخاتمة
يتتبع Arhivix جميع عقودك ومواعيدك النهائية تلقائيًا. لا تفوّت موعد تجديد أو إنهاء أو مطالبة مرة أخرى. تذكيرات تلقائية والتحكم في الإصدارات وبحث ذكاء اصطناعي. جرّبه مجانًا.
