ما هو التفتيش الأرشيفي؟
التفتيش الأرشيفي هو تدقيق تجريه الأرشيفات المختصة على الكيانات القانونية ورواد الأعمال في صربيا للتحقق من أن الوثائق مخزنة ومحفوظة ومحمية وفقًا لقانون المواد الأرشيفية والأنشطة الأرشيفية.
يمكن أن تكون عمليات التفتيش منتظمة (مخططة) أو استثنائية (بناءً على شكوى أو مبادرة). يمكن أن تخضع أي شركة في صربيا للتفتيش -- بغض النظر عن الحجم أو النشاط.
ماذا يفحص المفتشون؟
1. لائحة حماية المواد التسجيلية
هل تمتلك الشركة لائحة داخلية معتمدة؟ هل هي محدّثة؟ هل الموظفون على دراية بها؟
2. قائمة فئات المواد التسجيلية
هل توجد قائمة فئات مع فترات الاحتفاظ؟ هل تمت موافقة الأرشيف المختص عليها؟ هل تتطابق مع أنواع الوثائق الفعلية للشركة؟
3. دفتر الأرشيف
هل يتم الاحتفاظ به؟ هل تم ملؤه بشكل صحيح؟ هل تم تقديمه للأرشيف في الوقت المحدد (بحلول 30 أبريل)؟ هل الأرقام التسلسلية مستمرة؟
4. تعيين الشخص المسؤول
هل تم تعيين شخص مسؤول عن حماية المواد التسجيلية رسميًا؟
5. ظروف التخزين
أين تُخزّن الوثائق؟ هل الغرفة مناسبة (جافة، محمية من الحريق، مقفلة)؟ هل الأرفف والمجلدات منظمة؟
6. إتلاف الوثائق
هل أتلفت الشركة أي وثائق؟ إذا كان الأمر كذلك -- هل حصلت أولاً على موافقة الأرشيف؟ هل يوجد محضر إتلاف؟
كيف تستعد للتفتيش
استخدم قائمة التحقق هذه للتأكد من جاهزيتك:
- لائحة حماية المواد التسجيلية معتمدة
- قائمة الفئات معتمدة من الأرشيف المختص
- دفتر الأرشيف مملوء ومقدّم لجميع السنوات السابقة
- الشخص المسؤول معيّن (بقرار)
- الوثائق مخزنة في ظروف مناسبة
- إذا تم الإتلاف -- موافقة الأرشيف + محضر
- الوثائق الإلكترونية مؤرشفة بشكل صحيح
غرامات المخالفات
وفقًا للمادتين 42-43 من القانون:
| المخالف | نطاق الغرامة |
|---|---|
| الكيانات القانونية | 50,000 -- 2,000,000 دينار صربي |
| رواد الأعمال | 10,000 -- 500,000 دينار صربي |
| الأشخاص المسؤولون | 5,000 -- 150,000 دينار صربي |
أشد الغرامات تكون على إتلاف الوثائق بدون موافقة، خاصة إذا تم إتلاف وثائق ذات قيمة دائمة.
ماذا لو لم تقدم شركتك دفتر أرشيف أبدًا؟
هذا سيناريو شائع. العديد من الشركات تعمل لسنوات دون تقديم دفتر أرشيف. في هذه الحالة:
- لا تصب بالذعر، لكن تصرف فورًا
- املأ دفاتر الأرشيف بأثر رجعي لجميع السنوات السابقة
- اعتمد لائحة وقائمة فئات إذا لم تكن لديك
- عيّن شخصًا مسؤولًا
- تواصل مع الأرشيف المختص -- عادة ما يكونون متعاونين ويساعدون الشركات التي تأتي طوعًا
من الأفضل أن تتوجه إلى الأرشيف بنفسك بدلاً من انتظار التفتيش.
الخاتمة
التفتيش الأرشيفي ليس مدعاة للخوف -- شرط أن تكون وثائقك منظمة. المفتاح هو نهج منظم: اللائحة وقائمة الفئات ودفتر الأرشيف والتخزين المناسب.
مع Arhivix، جميع هذه المتطلبات مؤتمتة. ينشئ النظام دفتر الأرشيف ويتتبع فترات الاحتفاظ ويصنّف الوثائق حسب قائمة الفئات ويحتفظ بسجلات كاملة لأي تفتيش. سجّل مجانًا.
