جدول البيانات الذي لا يحدثه أحد
كل فريق موارد بشرية لديه واحد: جدول البيانات الرئيسي الذي يتتبع تواريخ العقود وفترات التجربة وانتهاء الشهادات وجداول مراجعة الأداء. أنشأه أحدهم قبل عامين. ثلاثة أشخاص لديهم صلاحية التحرير. لم يُحدَّث منذ فبراير. في هذه الأثناء، انتهى عقدان محددا الأجل دون إشعارات تجديد، وانتهت شهادة سلامة إلزامية دون أن يلاحظ أحد.
استعلامات بحث الموارد البشرية التي تمنع إخفاقات الامتثال
- "الموظفون بعقود محددة الأجل تنتهي في الـ 90 يومًا القادمة" — مُصفّاة بالمواعيد عبر جميع ملفات الموظفين
- "جميع الموظفين الذين تنتهي شهادة سلامتهم قبل يونيو" — تتبع امتثال التدريب
- "العقود التي تنتهي فترات تجربتها هذا الشهر" — تذكيرات مراجعة فترة التجربة
- "ابحث عن جميع الموظفين الذين وقّعوا بند عدم المنافسة" — بحث على مستوى البند داخل محتوى العقود
- "سجلات التدريب لـ [القسم] في الـ 12 شهرًا الماضية" — استرجاع وثائق الامتثال
التحقق من التأهيل
خلال التدقيق، تحتاج إلى إثبات أن كل موظف أتمّ وثائق تأهيله: العقد الموقّع والتحقق من الهوية ونموذج الضريبة وإقرار التدريب على السلامة. مع البحث بالذكاء الاصطناعي، "أرني جميع وثائق التأهيل للموظفين المعيّنين في الربع الأول 2026" تُعيد عرض قائمة تحقق — كاشفةً فورًا أي ملفات مكتملة وأيها بها فجوات.
البُعد المتعلق بالقانون العام لحماية البيانات
بيانات الموظف هي بيانات شخصية. يمنح القانون العام لحماية البيانات الموظفين الحق في الوصول إلى بياناتهم وفي بعض الحالات طلب الحذف. عندما يسأل موظف "ما الوثائق التي لديكم عني؟" — تحتاج إلى الإجابة بالكامل وبسرعة.
كيف تُقدم Arhivix بحث الموارد البشرية
تُفهرَس كل وثيقة موارد بشرية في Arhivix مع بيانات وصفية مستخرجة بالذكاء الاصطناعي — تواريخ العقود وأسماء الموظفين وأنواع الشهادات وتواريخ الانتهاء. تحلّ تنبيهات المواعيد التلقائية محل جدول البيانات الذي لا يُحدَّث أبدًا. يتعامل البحث باللغة الطبيعية مع الاستعلامات بلغة عادية، وضوابط الوصول لكل موظف تضمن الامتثال للقانون العام لحماية البيانات. جميع البيانات مشفرة بـ AES-256 على AWS S3.
