SharePoint: قوي لكن معقد جدًا؟
Microsoft SharePoint هو منصة للتعاون والإنترانت وإدارة المحتوى. مع Microsoft 365، تستخدمه ملايين الشركات. لكن السؤال الذي نادرًا ما يُطرح: هل تحتاج فعلًا كل SharePoint فقط لإدارة الوثائق؟
يمكن لـ SharePoint فعل الكثير -- لكن بالتحديد لأنه يمكنه فعل الكثير، فإن الإعداد والصيانة معقدة ومكلفة وتتطلب خبراء تقنية معلومات.
مشكلة SharePoint في إدارة الوثائق
1. إعداد معقد
لجعل SharePoint يعمل كـ DMS، تحتاج لتكوين مكتبات الوثائق وأعمدة البيانات الوصفية وسير العمل ومستويات الصلاحيات وسياسات الاحتفاظ. يتطلب هذا مسؤول SharePoint أو مستشار -- للشركات الصغيرة والمتوسطة، هذا تكلفة غير ضرورية.
نظام DMS مثل Arhivix يعمل فورًا -- ارفع وثيقة والنظام يتعامل تلقائيًا مع التصنيف والاحتفاظ والوصول.
2. ارتباك OneDrive مقابل SharePoint
يأتي Microsoft 365 مع OneDrive (مساحة شخصية) وSharePoint (مساحة فريق). كثيرًا ما لا يعرف الموظفون أين يخزنون ماذا. تنتهي الوثائق في المكان الخطأ وتظهر النسخ المكررة في كل مكان. نظام DMS لديه موقع مركزي واحد لجميع الوثائق -- لا ارتباك.
3. البحث يتطلب بيانات وصفية مُعدة بشكل صحيح
بحث SharePoint قوي -- إذا كانت الوثائق موسومة بشكل صحيح بالبيانات الوصفية. عمليًا، نادرًا ما يملأ الموظفون حقول البيانات الوصفية. النتيجة: البحث يعيد مئات النتائج غير ذات الصلة. نظام DMS بالذكاء الاصطناعي يستخرج البيانات الوصفية تلقائيًا من محتوى الوثيقة -- البحث يعمل حتى بدون وسم يدوي.
4. لا توطين للوائح المحلية
لا يعرف SharePoint عن قوانين الأرشفة المحلية أو لوائح إدارة المكاتب أو فترات الاحتفاظ الخاصة بالبلد. يجب تكوين كل شيء يدويًا. نظام DMS محلي لديه كل هذا مدمج.
5. الترخيص معقد ومكلف
لوظائف DMS الكاملة على SharePoint، تحتاج خطة Microsoft 365 E3 أو E5. هذا يعني 25 إلى 57 دولارًا لكل مستخدم شهريًا. لشركة من 50 موظفًا، هذا 1,250-2,850 دولار شهريًا -- فقط للتراخيص، دون التنفيذ. نظام DMS متخصص يكلف أقل بكثير.
6. لا توقيعات إلكترونية مدمجة
تقدم Microsoft تكاملًا مع Adobe Sign أو DocuSign -- لكنها تراخيص إضافية وتكاليف إضافية. نظام DMS بتوقيعات إلكترونية مدمجة يتيح التوقيع مباشرة من سير عمل الوثائق.
7. لا سجل أرشيف
ليس لدى SharePoint مفهوم سجل الأرشيف -- للشركات ذات المتطلبات التنظيمية، هذا يعني عملًا يدويًا إضافيًا أو برامج إضافية. نظام DMS ينشئ سجلات الأرشيف تلقائيًا من جميع الوثائق المصنفة.
SharePoint مقابل DMS: المقارنة
| المعيار | SharePoint / OneDrive | DMS (Arhivix) |
|---|---|---|
| الإعداد | معقد (يحتاج فريق تقنية معلومات) | جاهز في 5 دقائق |
| التصنيف التلقائي | يدوي (بيانات وصفية) | تصنيف بالذكاء الاصطناعي |
| البحث | يتطلب بيانات وصفية | OCR + ذكاء اصطناعي (يعمل بدون وسوم) |
| اللوائح المحلية | تكوين يدوي | مدمج |
| التكلفة (50 مستخدم) | 1,250-2,850 دولار/شهر | أقل بكثير |
| التوقيعات الإلكترونية | ترخيص إضافي | مدمج |
| سجل الأرشيف | غير متوفر | تلقائي |
| تطبيق الهاتف | نعم (تطبيق SharePoint) | نعم |
متى يكون SharePoint الخيار الصحيح؟
SharePoint منطقي إذا:
- لديك بالفعل تراخيص Microsoft 365 E3/E5
- لديك فريق تقنية معلومات يمكنه تكوين وصيانة SharePoint
- تحتاج إنترانت وويكي وتعاونًا يتجاوز DMS
- تعمل في عدة دول وتحتاج حلًا عالميًا
متى يكون نظام DMS المتخصص أفضل؟
نظام DMS أفضل إذا:
- تحتاج حلًا يعمل فوريًا دون تكوين
- ليس لديك فريق تقنية معلومات لصيانة SharePoint
- تحتاج الامتثال للوائح المحلية
- تريد توقيعات إلكترونية وسير عمل وسجلات أرشيف في نظام واحد
- ميزانيتك لا تسمح بتراخيص Microsoft 365 Enterprise
الخاتمة
SharePoint أداة قوية -- لكن القوة تأتي مع التعقيد. للشركات التي تريد إدارة وثائق بسيطة وسريعة ومتوافقة، نظام DMS المتخصص هو الخيار الأذكى.
يمنحك Arhivix كل ما تحتاجه من نظام DMS -- بدون فريق تقنية معلومات، بدون تكوين معقد، بدون تراخيص مكلفة.
