ما هي قائمة فئات المواد التسجيلية؟
قائمة فئات المواد التسجيلية مع فترات الاحتفاظ هي وثيقة داخلية إلزامية يجب على كل كيان قانوني ورائد أعمال في صربيا اعتمادها. تحتوي على جميع أنواع الوثائق المنشأة خلال العمليات التجارية مع فترات الاحتفاظ بكل نوع.
بدون هذه الوثيقة، لا تستطيع الشركة قانونيًا:
- الاحتفاظ بدفتر أرشيف
- إتلاف الوثائق منتهية فترة الاحتفاظ
- تنظيم الأرشيف بالطريقة المحددة
الأساس القانوني
يُنص على الالتزام بإنشاء قائمة الفئات في المادة 11 من قانون المواد الأرشيفية والأنشطة الأرشيفية ("الجريدة الرسمية لجمهورية صربيا"، رقم 6/2020):
"يلتزم منشئ وحائز المواد التسجيلية والمواد الأرشيفية باعتماد قائمة فئات المواد التسجيلية مع فترات الاحتفاظ، بموافقة مسبقة من الأرشيف المختص."
هذا يعني أن القائمة يجب ألا تكون موجودة فحسب بل يجب أن تكون معتمدة من الأرشيف الإقليمي المختص.
كيف تبدو قائمة الفئات؟
تُنظّم القائمة عادةً في شكل جدولي:
| علامة التصنيف | اسم الفئة | فترة الاحتفاظ |
|---|---|---|
| 01 | وثائق التأسيس (النظام الأساسي، قرار التسجيل) | دائم |
| 02 | الأعمال التنظيمية (اللوائح، القرارات، الأوامر) | دائم |
| 03 | وثائق الموارد البشرية (عقود العمل، القرارات) | دائم |
| 04-01 | القوائم المالية (الميزانية العمومية، قائمة الدخل) | دائم |
| 04-02 | الفواتير الصادرة | 10 سنوات |
| 04-03 | الفواتير الواردة | 10 سنوات |
| 05 | الوثائق الضريبية (الإقرارات، القرارات) | 5 سنوات |
| 06 | المستندات المحاسبية (قيود اليومية، الكشوفات) | 5 سنوات |
| 07 | العقود التجارية (مع العملاء والموردين) | 10 سنوات بعد الانتهاء |
| 08 | المراسلات التجارية العامة | سنتان |
| 09 | الوثائق الفنية | دائم |
| 10 | وثائق السلامة والصحة المهنية | 40 سنة |
هذا مجرد مثال -- يجب أن تعكس قائمتك الأنواع الفعلية للوثائق المنشأة في شركتك.
كيفية إنشاء قائمة الفئات: خطوة بخطوة
1. تحديد جميع أنواع الوثائق
راجع جميع القطاعات والأقسام. اسأل الموظفين عن الوثائق التي ينشئونها أو يستلمونها. لا تنسَ الوثائق الإلكترونية -- الفواتير الإلكترونية والبريد الإلكتروني والعقود الرقمية.
2. تحديد فترات الاحتفاظ
لكل نوع من الوثائق، حدد فترة الاحتفاظ بناءً على:
- المتطلبات القانونية (قانون المحاسبة، قانون العمل، القوانين الضريبية)
- الاحتياجات التجارية الداخلية
- توصيات الأرشيف المختص
3. التنظيم في نظام تصنيف
خصص علامات تصنيف لكل فئة. استخدم نظامًا رقميًا منطقيًا وسهل الاستخدام.
4. الاعتماد بقرار داخلي
يصدر المدير أو الشخص المخوّل قرارًا باعتماد قائمة الفئات.
5. التقديم إلى الأرشيف المختص للموافقة
أرسل القائمة إلى الأرشيف الإقليمي المختص. قد يوافق الأرشيف على القائمة أو يطلب تعديلات. تصبح القائمة سارية المفعول فقط عند الحصول على الموافقة.
المشاكل الشائعة
- قوائم عامة منسوخة من الإنترنت -- يجب أن يكون لكل شركة قائمة مصممة وفقًا لأنشطتها
- إغفال الوثائق الإلكترونية -- يجب تضمين الفواتير الإلكترونية والعقود الإلكترونية والمراسلات الرقمية
- عدم التحديث عند تغيير الأنشطة -- إذا توسعت الشركة أو غيّرت نشاطها يجب تحديث القائمة
- عدم وجود موافقة الأرشيف -- القائمة بدون موافقة ليس لها قوة قانونية
كيف يساعد Arhivix
يصنّف Arhivix الوثائق تلقائيًا وفقًا لقائمة الفئات الخاصة بك بمجرد رفعها. يتم تتبع فترات الاحتفاظ تلقائيًا ويُخطرك النظام عند انتهاء صلاحية الوثائق ووقت تقديم طلب الإتلاف.
توقف عن إدارة السجلات يدويًا. دع Arhivix يفعل ذلك نيابةً عنك -- تلقائيًا وبدقة وبما يتوافق مع القانون.
