لماذا تستخدم الشركات OneDrive
يأتي OneDrive مع Microsoft 365. إذا كانت شركتك تستخدم Outlook وWord وExcel وTeams -- فـ OneDrive موجود "مجانًا". المزامنة مع سطح المكتب سلسة وتكامل Office يعمل بشكل رائع.
للمستخدمين الأفراد والفرق الصغيرة التي تستخدم بشكل أساسي وثائق Office -- OneDrive كافٍ. لكن عندما تظهر المتطلبات القانونية والالتزامات التنظيمية ومئات الوثائق شهريًا -- تبدأ المشاكل.
6 قيود لـ OneDrive للوثائق التجارية
1. تنظيم قائم على المجلدات
نفس بنية المجلدات كالقرص الصلب المحلي. لا تصنيف تلقائي حسب النوع أو العميل أو الفترة.
2. لا يوجد OCR للوثائق الممسوحة
الفواتير الممسوحة والعقود المصورة بالهاتف تُخزن لكن لا يمكن البحث فيها بالمحتوى.
3. لا تتبع لفترات الاحتفاظ
OneDrive لا يعرف أن الفواتير يجب الاحتفاظ بها 10 سنوات أو وثائق الموارد البشرية بشكل دائم.
4. تحكم محدود في الوصول للفرق الكبيرة
لا وصول قائم على الأدوار. لا يمكن تحديد "المحاسبون يرون المالية، السائقون يرون إشعارات التسليم".
5. لا دفتر أرشيف ولا امتثال قانوني
OneDrive لا يولّد دفاتر أرشيف ولا يتتبع الاحتفاظ ولا يتعامل مع إجراءات الإتلاف وفقًا للقانون الصربي.
6. لا توقيع إلكتروني ولا إشعارات تسليم إلكترونية
OneDrive يخزن الملفات لكن لا يمكنه توقيعها إلكترونيًا أو إنشاء وثائق الشحن.
المقارنة
| الميزة | OneDrive | DMS (Arhivix) |
|---|---|---|
| التخزين السحابي | نعم | نعم |
| التصنيف التلقائي | لا | نعم (ذكاء اصطناعي) |
| OCR | لا | نعم |
| تتبع الاحتفاظ | لا | نعم |
| دفتر الأرشيف | لا | نعم |
| التوقيع الإلكتروني | لا | نعم |
| بوابة العملاء | لا | نعم |
| بحث المحتوى بالذكاء الاصطناعي | لا | نعم |
الخاتمة
OneDrive رائع لنظام Office البيئي، لكن للوثائق التجارية ذات المتطلبات القانونية -- لا يكفي.
يكمّل Arhivix Microsoft 365 الخاص بك -- إدارة الوثائق التجارية مع البحث بالذكاء الاصطناعي والتصنيف التلقائي والتوقيع الإلكتروني والامتثال القانوني الكامل. جرّبه مجانًا.
