ما هو دفتر الأرشيف ولماذا هو إلزامي؟
دفتر الأرشيف هو سجل قانوني إلزامي يجب على كل كيان قانوني ورائد أعمال في صربيا تسجيل جميع المواد الوثائقية المنشأة خلال العمليات التجارية فيه. وفقًا لقانون المواد الأرشيفية والأنشطة الأرشيفية ("الجريدة الرسمية لجمهورية صربيا"، رقم 6/2020)، يجب على كل شركة الاحتفاظ بدفتر أرشيف وتقديمه إلى الأرشيف المختص بحلول 30 أبريل عن السنة السابقة.
كثير من الشركات لا تعلم بهذا الالتزام أو تتجاهله -- حتى يصل التفتيش الأرشيفي. يمكن أن تصل الغرامات للكيانات القانونية إلى 2,000,000 دينار صربي.
ما هي أعمدة دفتر الأرشيف؟
يحتوي نموذج دفتر الأرشيف على الأعمدة التالية:
| العمود | الوصف | مثال |
|---|---|---|
| الرقم التسلسلي | رقم إدخال مستمر، ينتقل من سنة إلى أخرى | 1، 2، 3... |
| تاريخ الإدخال | التاريخ الذي تم فيه تسجيل الإدخال | 15.01.2026 |
| سنة الإنشاء | السنة التي أُنشئت فيها الوثائق | 2025 |
| علامة التصنيف | رمز من قائمة الفئات الخاصة بك | 04-02 |
| المحتوى (الوصف) | وصف موجز لفئة الوثائق | الفواتير الصادرة |
| الكمية | عدد المجلدات أو الصناديق أو الميغابايت (للإلكترونية) | 3 مجلدات |
| فترة الاحتفاظ | مدة التخزين وفقًا لقائمة الفئات | 10 سنوات |
| الموقع | مكان تخزين الوثائق فعليًا/رقميًا | الرف 3، غرفة الأرشيف |
| ملاحظات | معلومات إضافية (تم إتلافها، قُدمت للأرشيف، إلخ) | -- |
خطوة بخطوة: كيفية ملء دفتر الأرشيف
الخطوة 1: إعداد قائمة الفئات
قبل البدء بالملء، يجب أن يكون لديك قائمة فئات المواد التسجيلية مع فترات الاحتفاظ معتمدة. تحدد هذه الوثيقة جميع أنواع الوثائق في شركتك ومدة الاحتفاظ بكل نوع. يجب أن تكون القائمة معتمدة من الأرشيف المختص.
الخطوة 2: جمع جميع الوثائق للسنة
أنشئ جردًا لجميع الوثائق المنشأة أو المستلمة خلال السنة:
- الفواتير (الواردة والصادرة)
- العقود
- وثائق الموارد البشرية
- القوائم المالية
- الوثائق الضريبية
- المراسلات العامة
- الوثائق الفنية
الخطوة 3: تصنيف الوثائق
خصص كل وثيقة للفئة المناسبة وفقًا لقائمة الفئات الخاصة بك. تحصل كل فئة على علامة تصنيفها.
الخطوة 4: ملء الأعمدة
لكل فئة وثائق، أدخل البيانات في دفتر الأرشيف. يستمر الرقم التسلسلي من السنة السابقة -- لا تبدأ من 1 كل سنة.
الخطوة 5: التوقيع والتقديم
يُوقّع دفتر الأرشيف من قبل الشخص المسؤول عن حماية المواد التسجيلية. يُقدّم إلى الأرشيف الإقليمي المختص بحلول 30 أبريل.
الأخطاء الأكثر شيوعًا
- بدء الرقم التسلسلي من 1 كل سنة -- الرقم مستمر وينتقل من السنة السابقة
- عدم وجود قائمة فئات -- بدون قائمة معتمدة، لا أساس لدفتر الأرشيف
- إغفال الوثائق الإلكترونية -- يجب تسجيل الفواتير الإلكترونية والبريد الإلكتروني والعقود الرقمية أيضًا
- كميات غير دقيقة -- حدد بدقة عدد المجلدات/الصناديق أو الميغابايت
- الملء بأثر رجعي في اللحظة الأخيرة -- حافظ على الدفتر طوال السنة وليس فقط قبل الموعد النهائي
دفتر أرشيف إلكتروني أم ورقي؟
يسمح القانون بالاحتفاظ بدفتر الأرشيف في شكل إلكتروني. هذا أكثر عملية لأنه يتيح:
- التوليد التلقائي للأرقام التسلسلية
- البحث في أي حقل
- التصدير إلى PDF أو Excel لتقديمه للأرشيف
- التكامل مع أنظمة DMS للملء التلقائي
ينشئ Arhivix دفتر الأرشيف تلقائيًا بناءً على الوثائق التي ترفعها إلى النظام. بدلاً من الملء اليدوي، يتتبع النظام كل وثيقة وفي نهاية السنة -- يكون دفتر الأرشيف جاهزًا بنقرة واحدة.
الموعد النهائي والغرامات
الموعد النهائي لتقديم دفتر الأرشيف إلى الأرشيف المختص هو 30 أبريل من السنة الحالية عن الوثائق المنشأة في السنة التقويمية السابقة.
غرامات عدم التقديم أو السجلات غير الدقيقة:
- الكيانات القانونية: 50,000 -- 2,000,000 دينار صربي
- رواد الأعمال: 10,000 -- 500,000 دينار صربي
- الأشخاص المسؤولون: 5,000 -- 150,000 دينار صربي
الخاتمة
ملء دفتر الأرشيف لا يجب أن يكون معقدًا إذا كان لديك الإعداد الصحيح والأداة المناسبة. المفتاح هو الاحتفاظ بالسجلات طوال السنة ووجود قائمة فئات معتمدة وعدم الانتظار حتى اللحظة الأخيرة.
مع Arhivix، يُنشأ دفتر الأرشيف تلقائيًا. ارفع الوثائق إلى النظام طوال السنة وبحلول أبريل -- كل شيء جاهز للتقديم. جرّبه مجانًا.
