لماذا من المهم معرفة فترات الاحتفاظ بالفواتير؟
الفواتير هي أكثر أنواع الوثائق التجارية شيوعًا. كل شركة تصدرها وتستلمها -- يوميًا أو أسبوعيًا أو شهريًا. لكن كم يجب الاحتفاظ بها؟ الإجابة تعتمد على ما إذا كنت دافعًا لضريبة القيمة المضافة وفي أي قطاع وما نوع الفاتورة.
الخطأ في الفترة قد يكلفك -- إما لأنك أتلفت وثيقة مطلوبة للتدقيق الضريبي مبكرًا، أو لأنك تخزّن أطنانًا من الورق غير الضروري.
فترات الاحتفاظ حسب القانون
قانون المحاسبة (المادة 9)
وفقًا لقانون المحاسبة ("الجريدة الرسمية لجمهورية صربيا"، رقم 73/2019)، يجب الاحتفاظ بالمستندات المحاسبية (بما فيها الفواتير) لمدة 5 سنوات على الأقل من اليوم الأخير من السنة المالية المتعلقة بها.
قانون ضريبة القيمة المضافة
بالنسبة لدافعي ضريبة القيمة المضافة، يجب الاحتفاظ بالفواتير لمدة 10 سنوات من نهاية السنة التقويمية المتعلقة بها. هذا أطول من فترة المحاسبة العامة.
قانون الفوترة الإلكترونية
يتم الاحتفاظ بالفواتير الإلكترونية الصادرة عبر نظام SEF:
- 10 سنوات لدافعي ضريبة القيمة المضافة
- 5 سنوات للكيانات غير المسجلة في نظام ضريبة القيمة المضافة
يخزّن نظام SEF نفسه الفواتير في سجل مركزي، لكن هذا لا يعفي الشركة من التزامها بالاحتفاظ بسجلاتها الخاصة.
نظرة عامة على فترات الاحتفاظ حسب نوع الفاتورة
| نوع الفاتورة | فترة الاحتفاظ | الأساس القانوني |
|---|---|---|
| الفواتير الصادرة (دافع ضريبة القيمة المضافة) | 10 سنوات | قانون ضريبة القيمة المضافة |
| الفواتير الواردة (دافع ضريبة القيمة المضافة) | 10 سنوات | قانون ضريبة القيمة المضافة |
| الفواتير (غير دافع ضريبة القيمة المضافة) | 5 سنوات | قانون المحاسبة |
| الفواتير الإلكترونية عبر SEF (ضريبة القيمة المضافة) | 10 سنوات | قانون الفوترة الإلكترونية |
| الفواتير الإلكترونية عبر SEF (غير ضريبة القيمة المضافة) | 5 سنوات | قانون الفوترة الإلكترونية |
| فواتير الدفعات المقدمة | 10 سنوات | قانون ضريبة القيمة المضافة |
| إشعارات الائتمان/الخصم | 10 سنوات | قانون ضريبة القيمة المضافة |
فاتورة ورقية أم إلكترونية -- هل تختلف الفترة؟
لا. فترة الاحتفاظ هي نفسها بغض النظر عن الشكل. فاتورة ورقية أو PDF أو XML -- جميعها تُحفظ لنفس الفترة. الفرق في طريقة التخزين:
- الفواتير الورقية: التخزين المادي في مجلدات/صناديق
- الفواتير الإلكترونية: التخزين الرقمي مع ضمان السلامة والموثوقية
إذا قمت برقمنة (مسح) الفواتير الورقية، يجب الاحتفاظ بالأصول حتى تستوفي شروط استبدال الأصل بالنسخة الرقمية.
نصائح عملية لتخزين الفواتير
- نظّم حسب السنة والنوع -- الواردة والصادرة منفصلة، حسب السنة
- استخدم نظام DMS للفواتير الإلكترونية -- التصنيف والبحث التلقائي
- اربط الفواتير بدفتر الأرشيف -- يجب تسجيل كل فئة فواتير
- لا تنتظر نهاية السنة -- نظّم شهريًا أو ربع سنويًا
- انسخ الفواتير الإلكترونية احتياطيًا -- نسختان على الأقل في مواقع مختلفة
ماذا يحدث بعد انتهاء الفترة؟
عند انتهاء فترة الاحتفاظ بالفواتير، لا يمكنك حذفها ببساطة. يجب عليك:
- إعداد قائمة بالفواتير للإتلاف
- تقديم طلب إلى الأرشيف المختص للموافقة
- انتظار الموافقة الخطية
- إتلاف الوثائق وإنشاء محضر
الخاتمة
فترة الاحتفاظ بالفواتير في صربيا هي 5 أو 10 سنوات حسب حالة ضريبة القيمة المضافة. لا تدع هذا يربكك -- المفتاح هو نهج منظم والأداة المناسبة.
يتتبع Arhivix تلقائيًا فترات الاحتفاظ لكل فاتورة ويُخطرك عند انتهائها ويساعدك في إجراء الإتلاف القانوني. كل شيء في مكان واحد.
