لماذا لا يمكنك ببساطة التخلص من الوثائق
تراكم العديد من الشركات في صربيا الوثائق لسنوات ثم تقرر ذات يوم "تنظيف الأرشيف". يتخلصون من المجلدات القديمة ويحذفون الملفات ويفرغون غرف التخزين. المشكلة؟ هذا غير قانوني.
وفقًا لقانون المواد الأرشيفية والأنشطة الأرشيفية، لا يجوز لأي كيان قانوني إتلاف الوثائق دون موافقة خطية مسبقة من الأرشيف المختص. حتى عند انتهاء فترة الاحتفاظ.
الأساس القانوني
تنص المادة 14 من القانون ("الجريدة الرسمية لجمهورية صربيا"، رقم 6/2020) بوضوح:
"لا يجوز لمنشئ وحائز المواد التسجيلية إتلافها دون موافقة مسبقة من الأرشيف المختص."
للأرشيف المختص الحق في اختيار وثائق ذات قيمة تاريخية أو ثقافية أو علمية دائمة من المواد المقترحة للإتلاف.
إجراء الإتلاف -- خطوة بخطوة
الخطوة 1: تحديد الوثائق منتهية فترة الاحتفاظ
بناءً على قائمة فئات المواد التسجيلية ودفتر الأرشيف، حدد جميع الوثائق التي انتهت فترة احتفاظها المحددة.
الخطوة 2: إعداد قائمة الإتلاف
أنشئ قائمة تفصيلية بالوثائق المقترحة للإتلاف تتضمن:
- الرقم التسلسلي من دفتر الأرشيف
- علامة التصنيف
- وصف الوثائق
- سنة الإنشاء
- فترة الاحتفاظ وتاريخ الانتهاء
- الكمية (مجلدات، صناديق، ميغابايت)
الخطوة 3: تقديم الطلب إلى الأرشيف المختص
أرسل القائمة مع طلب الموافقة. قد يقوم الأرشيف بـ:
- الموافقة على الإتلاف بالكامل
- اختيار وثائق ذات قيمة دائمة (يتم نقلها إلى الأرشيف)
- طلب معلومات إضافية
الخطوة 4: انتظار الموافقة الخطية
لا تتلف أي شيء حتى تحصل على قرار موافقة رسمي. قد يختلف وقت استجابة الأرشيف.
الخطوة 5: إتلاف الوثائق
عند الحصول على الموافقة، أتلف الوثائق بشكل آمن:
- الوثائق الورقية: التقطيع الصناعي أو الحرق
- الوثائق الإلكترونية: الحذف الدائم من جميع وسائط التخزين وتدمير الأقراص
الخطوة 6: إنشاء محضر
أعد محضر إتلاف موقّعًا من لجنة (3-2 أعضاء على الأقل). احتفظ بهذا المحضر بشكل دائم كدليل على أن الإجراء تم بشكل قانوني.
الأخطاء الأكثر شيوعًا
- الإتلاف بدون موافقة -- الخطأ الأكبر والأكثر شيوعًا. غرامات تصل إلى 2 مليون دينار صربي
- الإتلاف قبل انتهاء فترة الاحتفاظ -- تحقق من الفترات الدقيقة لكل نوع من الوثائق
- عدم وجود محضر إتلاف -- بدون محضر لا يوجد دليل على أن الإتلاف تم بشكل قانوني
- الإتلاف الانتقائي -- لا يمكنك اختيار "أي فواتير تحذف" -- يتم إتلاف الفئة بأكملها لسنة معينة
- حذف الوثائق الإلكترونية بدون إجراء -- نفس القواعد تنطبق على الملفات الرقمية كما على الورق
فترات الاحتفاظ -- تذكير
| نوع الوثيقة | الحد الأدنى للمدة |
|---|---|
| وثائق التأسيس | دائم (لا تُتلف) |
| وثائق الموارد البشرية | دائم |
| القوائم المالية | دائم |
| الفواتير (دافعو ضريبة القيمة المضافة) | 10 سنوات |
| المستندات المحاسبية | 5 سنوات |
| الوثائق الضريبية | 5 سنوات |
| وثائق السلامة والصحة المهنية | 40 سنة |
| المراسلات العامة | سنتان |
الخاتمة
إتلاف الوثائق في صربيا ليس "التخلص من الورق القديم" -- إنه إجراء رسمي بإطار قانوني واضح. احترم المواعيد النهائية واطلب الموافقة واحتفظ بالمحاضر.
يتتبع Arhivix تلقائيًا فترات الاحتفاظ لكل وثيقة ويُخطرك عند انتهاء صلاحية الفئة. ينشئ قوائم الإتلاف بنقرة واحدة ويحتفظ بمحاضر كاملة -- لتكون دائمًا ممتثلًا للقانون.
