Elektronsko arhiviranje dokumenata postaje sve važnije za poslovanje, posebno zbog novih zakonskih obaveza kao što je predaja arhivske knjige 2025. godine. Kako elektronsko arhiviranje postaje obavezno, ključno je da razumete razliku između elektronskih i digitalizovanih dokumenata.

Šta je elektronski dokument?

Elektronski dokument je zapis koji nastaje direktno u digitalnom formatu i može biti:

• Elektronska faktura
• Digitalno potpisani ugovor
• Dokument generisan u softverima za elektronsko arhiviranje

Prema Zakonu o elektronskom dokumentu, elektronskoj identifikaciji i uslugama od poverenja u elektronskom poslovanju, elektronski dokument je definisan kao "skup podataka sastavljen od slova, brojeva, simbola, grafičkih, zvučnih i video materijala, u elektronskom obliku".

Prednosti elektronskog arhiviranja dokumenata:

• Smanjeni troškovi papira i štampe
• Brza pretraga i deljenje
• Veća pravna sigurnost uz digitalni potpis i šifrovanje

Šta je digitalizovan dokument?

Digitalizovani dokument je papirni dokument pretvoren u digitalni format. To su, na primer, skenirane fakture ili digitalne kopije ugovora.

Važnost digitalizacije za obavezno arhiviranje dokumenata:

Digitalizacija omogućava bolju organizaciju arhivske građe i olakšava ispunjenje zakonskih obaveza, kao što je predaja arhivske knjige.

Ključne razlike između elektronskih i digitalizovanih dokumenata:

• Poreklo: Elektronski dokumenti nastaju digitalno, dok su digitalizovani dokumenti pretvoreni iz papira.
• Upotreba: Elektronski dokumenti su idealni za nove poslovne procese, dok se digitalizacija koristi za arhiviranje starijih zapisa.
• Pravna validnost: Elektronski dokumenti sa digitalnim potpisom imaju veću pravnu snagu.

Kako odabrati pravu strategiju za elektronsko arhiviranje?

Vaša strategija treba da kombinuje oba pristupa. Elektronsko arhiviranje je idealno za nove dokumente, dok digitalizacija pomaže u organizaciji postojećih arhiva i olakšava predaju arhivske knjige 2025. godine.

Razumevanje razlika između elektronskog i digitalizovanog dokumenta ključno je za uspešno upravljanje arhivom. Iako može delovati složeno, uz Arhivix, lako možete implementirati rešenja za elektronsko arhiviranje i uskladiti poslovanje sa zakonskim zahtevima.