Arhivska knjiga predstavlja ključni dokument za praćenje i arhiviranje poslovne dokumentacije. Sa novim zakonodavstvom koje zahteva obavezno arhiviranje dokumenata, prepoznavanje koje dokumente treba uneti u arhivsku knjigu i za koji period je važno za svaku organizaciju. Pravilno vođenje ove knjige omogućava usklađenost sa zakonskim obavezama i efikasnu organizaciju poslovanja.

Vrste dokumentacije u arhivskoj knjizi

Arhivska knjiga je zbirka svih poslovnih dokumenata koji moraju biti sistematski evidentirani i sačuvani. Ovo uključuje:

• Finansijske dokumente: Fakture, izvodi iz banke, ugovori sa dobavljačima i kupcima.
• Radne i zaposlene dokumente: Ugovori o radu, prijave i odjave sa obaveza, izveštaji o radnom stažu.
• Dokumentaciju o imovini: Ugovori o prodaji, kupovini, zakupima.

Period za koji se dokumentacija unosi

Dokumenti koji se unose u arhivsku knjigu moraju biti evidentirani za odgovarajući period, u skladu sa zakonskim normama:

• Finansijska dokumentacija: Obavezno čuvanje 10 godina.
• Radna dokumentacija: Čuvanje 50 godina ili duže, zavisno od prirode posla.
• Dokumentacija o imovini: Čuvanje 20 godina.

Zašto je pravilno unesenja dokumentacije važno?

Pravilno unosenje dokumentacije u arhivsku knjigu omogućava:

• Lakši pristup informacijama i efikasnu organizaciju.
• Usklađenost sa zakonskim zahtevima.
• Jednostavnije rešavanje potencijalnih problema sa nadležnim arhivima.

Uzimajući u obzir zakonske obaveze, korišćenje digitalnih alata poput Arhivix sistema omogućava jednostavno upravljanje dokumentima i lakše zadovoljavanje zakonskih normi za predaju arhivske knjige do 2025. godine.